No se necesita ser empresario para saber del alto entorno competitivo que viven las empresas en la actualidad, por lo cual resulta cada vez más obligatorio estar a la vanguardia de los procesos, donde constantemente se deben realizar mejorías, como en el caso que nos conscierne, concretamente en los procesos de fabricación. Además, se pueda acceder fácilmente a la información de la empresa y que también pueda ser compartida, pero sobre todo elimina operaciones innecesarias, las cuales se traducen en pérdidas de dinero y de tiempo en una organización.
Es por esta razón que cada vez más empresas requieren de potentes software que puedan proporcionar el control y alineación de estrategias del negocio para que realice una centralización de datos a los cuales se pueda acceder de una manera rápida para la mejor toma de decisiones.
Cada vez más empresas buscan una solución en los ERP, ya que este sistema de gestión integra y automatiza las prácticas de la compañía vinculadas con los procesos operativos y productivos. En vista de que es capaz de integrar los distintos procesos de la compañía en un solo software, con una base de datos en común, logra que cualquier imprevisto quede en evidencia de forma rápida, facilitando la toma de decisiones y recortando los ciclos productivos en la fabricación de productos y materiales.
ERP INTEGRAL, MODULAR PERO SOBRE TODO QUE SEA ADAPTABLE
Un ERP debe ser integral, modular y adaptable para que logre automatizar de forma efectiva cada uno de los procesos en determinada empresa. A continuación, se explica el porqué de cada uno de ellos:
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Un sistema ERP debe ser MODULAR, ya que las empresas de fabricación están conformadas por un conjunto de departamentos que se encuentran conectados entre sí, debido a la información que comparten y que generan gracias a la ejecución de actividades rutinarias. Básicamente, tener un ERP modular implica que cada uno de los procesos que ejecuta la empresa se tienen separados en módulos o en secciones, que se pueden instalar de acuerdo a los requerimientos de cada compañía, es decir, se pueden instalar módulos de finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturación, entre otros. Sin embargo, tienen la desventaja de que si algún módulo no es previsto desde el inicio de la implantación ya no se tendría una integración total y puede arrojar errores en otras áreas o departamentos que se encuentre íntimamente ligado. Lo anteriormente descrito traería como consecuencia realizar un nuevo desarrollo, sin contar que implica un coste mayor y tiempos de implantación superiores.
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El ERP a su vez también tiene que ser INTEGRAL, esto en vista de que debe permitir controlar cada uno de los procesos de la compañía con un solo software, con una base de datos en común, para que el resultado de un proceso sea el punto de partida del proceso siguiente. Solo basta con imaginar ¿Qué pasaría si esto no estuviera integrado? Pues bien, se tendría que disponer de varios softwares, cuya cantidad estaría determinada por el número de procesos que se desean controlar, y no conforme con esto, al no estar integrados, la información se duplica o triplica, creciendo el volumen de información y por ende hay un aumento en la probabilidad de caer en errores.
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Ahora bien, todo lo descrito anteriormente son características importantes, sin embargo, una cualidad imprescindible es que el ERP debe ser ADAPTABLE. ¿Por qué? Debido a que cada empresa tiene requerimientos distintos a otras, el ERP debe ser adaptable a cada una de esas necesidades, y en consecuencia, es muy difícil encontrar un ERP que encaje exactamente igual en dos empresas sin la realización de adaptaciones. De esto podrían escapar las empresas pequeñas, que no puedan tener bien definidos los procesos de trabajo.
Según estudios solo el 11% de las compañías que instalan un software ERP lo ejecutan sin realizar ningún tipo de adaptación o configuración.
La Adaptabilidad del ERP da un valor añadido imprescindible al momento de escoger el software, estas configuraciones deben poder ser realizados en tiempos relativamente cortos y con funciones que sean bien probadas para evitar fallas en el futuro.
Con este proceso de adaptación, también se debe tener cierta cautela, y debe ser hecho por personal altamente calificado, ya que podría traer como consecuencia la pérdida del control de los negocios, en vista de que el desarrollador podría tener una visión limitada de los negocios de la compañía, del mercado o hasta incluso de la competencia que se tiene en el sector de fabricantes. También al realizar este tipo de adaptaciones se puede generar información inconsistente, a causa de un desconocimiento de la base datos.
Por todo esto es recomendable siempre consultar con el desarrollador o fabricante del ERP, y ser bien claro y específico sobre las necesidades particulares de la empresa.
Un ERP que sea flexible y adaptable a empresas fabricantes debe responder de forma afirmativa estas preguntas para que le faciliten el trabajo en gran medida:
- ¿Posee herramientas que estén integradas en el ERP que sean capaces de realizar modificaciones al software?
- ¿Se pueden crear informes personalizados de manera sencilla?
- ¿Se puede configurar la base de datos permitiendo la añadidura de tablas, campos o cualquier otro cambio y que los cambios permanezcan reconocidos por actualizaciones a posteriores?
- ¿Se pueden crear nuevos módulos en el ERP y que estos permanezcan totalmente integrados al resto de los módulos?
Finalmente se puede decir que la adaptabilidad es una de las características más importante que debe poseer un ERP, ya que ninguna empresa es igual a otra y en determinado momento se debe realizar una modificación, esto con el fin de lograr ventajas competitivas con otras empresas.
