Recibir una consultoría tecnológica te ayudará a determinar qué recursos son los más indicados para optimizar tu presupuesto y prosperar como empresa. Muchas decisiones empresariales se toman des del desconocimiento del potencial que pueden tener algunos recursos, sin tener claro si realmente esas soluciones tecnológicas se adaptaran a los procesos de trabajo de la empresa.
En este sentido, lo importante es detectar las necesidades reales de la organización que encaje perfectamente con el ritmo de trabajo, para así evitar posibles pérdidas y optimizar el ROI con las herramientas mas adecuadas. De esta forma podremos efectuar una planificación estratégica más eficiente, originando mejores resultados y consecución de los objetivos marcados.
Gestionar una pequeña o mediana empresa requiere de ciertas habilidades y nociones que debemos dominar a la perfección si no queremos desfallecer por el camino.
Debemos ser capaces de solventar problemas que puedan surgir a nivel administrativo, organizacional y productivo.
• A nivel administrativo, es necesario tener claros los objetivos, misión y visión general de la empresa. Esto ayudará a que todos los empleados vayan alineados y aumenten su productividad. La empresa se posicionará correctamente en su sector y se dirigirá a su público objetivo con mayor facilidad. Debemos recordad que es sumamente importante enfocarse en un público objetivo si queremos maximizar nuestros esfuerzos en conseguir nuevos clientes.
• En el área organizacional no podemos descuidar definir las funciones específicas de cada integrante del equipo para mantener un organigrama de la organización estable. Mientras más crezca una empresa, más personal se necesitará, por eso antes de introducir en plantilla a más trabajadores es esencial conocer en qué puntos flaquea nuestro equipo, ya que si se suman personas con funciones ya cubiertas podríamos terminar con un colapso organizacional que se traduce en pérdidas para la empresa.
• A nivel productivo, tener una visión a largo plazo puede resultar una buena idea si queremos optimizar nuestro ROI. Por ejemplo, si sabemos que una solución tecnológica nos reportará beneficios a largo plazo aumentando la productividad y optimización del tiempo, no debemos tener miedo en invertir en ella por el simple hecho de que sea muy cara, pues se considera como una inversión inicial importante que ayudará a crecer la empresa y se acabará amortizando a lo largo de los siguientes meses o años.
Hay diferentes fórmulas para aumentar la productividad en una empresa, pero si cabe, la más efectiva es dotar a los trabajadores de las mejores herramientas para que puedan desenvolverse con soltura en sus tareas diarias, sin despreocuparse de su propio bienestar en la empresa, en otras palabras, que se sientan cómodos trabajando.
Pero no es tan sencillo conseguir estas dos premisas. Antes debemos aplicar diferentes acciones, entre las que se encuentran elevar el espíritu de trabajo en equipo y la motivación para conseguir los objetivos. Un buen líder tiene que saber transmitir a sus trabajadores el “por qué” se trabaja en esa dirección específica, pues debe dar una visión amplia de lo que se quiere conseguir pero sobre todo el porqué.
Si todos son conocedores de esta visión global tendremos un equipo que rema en la misma dirección y será más plausible alcanzar los objetivos.
No debemos olvidarnos de ciertos aspectos como la capacitación, pues por muy claros que se tengas los objetivos y motivaciones, si no se tiene a un personal capacitado para desarrollar sus tareas de la manera más eficiente, no podremos de ninguna manera incrementar la productividad laboral.
Las finanzas son el pilar fundamental de toda empresa, en especial la forma en la que se administra el flujo de caja. De nada sirve llevar un simple control de supervisión que refleje lo que sucede si no realizan previsiones y proyecciones para aumentar posibles incorporaciones de herramientas o de personal.
Por lo general, un control manual cuesta mantenerlo al día, por eso es primordial entrar con algún tipo de software que nos automatice y genere avisos tanto para el control de pagos como para el de cobros.
Lo más recomendable es llevar una previsión mensual para ajustarnos mejor a situaciones imprevistas y conocer los puntos más críticos al inicio de cada mes.
Identificar los ingresos y clasificarlos en extraordinarios y recurrentes. Mientras los extraordinarios ocurren esporádicamente, los recurrentes son los que nos aseguran la continuidad de una empresa gracias a los ingresos mensuales que percibimos.
Prever y clasificar los pagos, los cuales también pueden ser extraordinarios o recurrentes. Dentro de los recurrentes tenemos los gastos generales ya sea de alquiler de local, luz, etc. La inversión o compra de de materiales o software, la cotización de la seguridad social, los honorarios de los empleados, los diferentes tipos de impuestos y los intereses y/o devolución del crédito solicitado si lo hubiera.
La gestión y el proceso de facturación es algo que siempre preocupa en las empresas ya que no es fácil cumplir con las previsiones o expectativas. En especial, aquellas empresas que trabajan con grandes presupuestos siempre son las más perjudicadas a la hora de cobrar, ya que normalmente el cliente no quiere pagar hasta que el proyecto ha sido finalizado por completo, lo que lleva a entorpecer la propia realización del proyecto por falta de presupuesto.
Una solución a este problema podría ser implementar un sistema de factura progresiva. Es decir, cobrar por hitos. Esto daría salida a estancamientos de presupuestos y proyectos, ya que conforme vamos avanzando en el proyecto se iría facturando de forma incremental.
Es un win-win para ambas partes. Por una parte, la empresa recibe flujo de efectivo continuado para llevar a cabo el proyecto e invertir en recursos que fueran necesarios. El cliente por su parte podrá ir desglosando los pagos en función de los avances, de forma que si por alguna razón decide cambiar de proveedor, podrá hacerlo reduciendo las potenciales pérdidas.
La automatización juega un proceso muy importante en los procesos de gestión y facturación, ya que se pueden automatizar tareas de poco valor, para dedicar más tiempo en otras tareas de alto valor.
A medida que las empresas van creciendo y generando nuevos procesos más complejos, herramientas ofimáticas como el Excel pueden quedarse demasiado pequeñas ya que no podrán adaptarse a los nuevos requerimientos de la empresa y no se podrá avanzar con fluidez.
Cuando se llega a este punto es cuando entra en juego la implementación de un software de gestión ERP que integre procesos adaptables a los procesos específicos de la empresa de forma ordenada y sencilla. Y no solo te facilitará ciertos procesos sino que potenciará la competitividad de tu empresa mejorando la toma de decisiones.
· Eficiencia
· Seguimiento de productos
· Minimización de errores
· Optimización de procesos
· Alto coste inicial
· Periodos de implmentación
· Capacitación de empleados
· Enfocado en la gestión y control de todos los procesos internos de una empresa
· Posibilidad de añadir y quitar módulos de diferente índole
· Implementación un poco más difícil
· Dirigido a medianas y grandes empresas
· Enfocado en procesos relacionados con los clientes y la optimización de ventas
· Módulos solo enfocados en el trato con los clientes
· Implementación un poco más fácil
· Asumible para empresas pequeñas
El propósito de un software de gestión ERP es integrar cada uno de los sistemas informáticos en un único programa, pudiendo dividirse en diferentes módulos para optimizar todos los procesos tanto financiera como operacionalmente.
En cambio, el Business Intelligence se nutre de toda la cantidad de datos almacenada en el sistema ERP con la finalidad de tomar decisiones de tipo estratégico de alto nivel. Con esta herramienta es posible realizar análisis profundos de todos los datos disponibles para tomar estas decisiones en los momentos más oportunos a partir de la información cruzada.
· Optimización de procesos
· Toma de decisiones
Antes de decidirse por cambiar de ERP es importante recibir un servicio de consultoría tecnológica, ya que te permitirá saber dónde se encuentra tu empresa, cuál es el rendimiento, y cuáles son lo puntos críticos, permitiéndote conocer exactamente qué soluciones y funcionalidades necesita tu empresa.
Es preciso tener en cuenta la proyección de la empresa, ya que un un futuro cercano se podrían presentar requerimientos que por ahora no se contemplan.
Al mismo tiempo, un consultor tecnológico puede facilitarte las cosas a la hora de toparse con la resistencia al cambio que pueda haber en la organización, ya que se ofrece la implementación de un software ERP como un progreso más que como un cambio, te ayudará a descubrir sus ventajas y hará que la transición sea menos problemática en términos de adaptabilidad.
Un software de gestión ERP nos permite llevar al día una administración de la empresa realmente eficaz, con proyecciones precisas y análisis de riesgos y pérdidas que nos dan la posibilidad de corregir el comportamiento financiero de la empresa en base a los ingresos, pagos, flujo de caja, cobros y demás.
Nos permite recoger información y obtener informes en tiempo real con datos y gráficas que reflejan estadísticas que nos ayudará a tomar decisiones oportunas para optimizar nuestros recursos.
Podrás visualizar todos los datos y movimientos desde cualquier tipo de dispositivo, teniendo en todo momento acceso a los indicadores de tu empresa. Si lo deseas, tendrás la posibilidad de recibir alertas y notificaciones de cualquier tipo en tu dispositivo móvil.
Los cambios en una empresa nunca son bien recibidos de primeras, ya que al ser humano por naturaleza le cuesta cambiar de hábitos cuando está acostumbrado a desenvolverse de una forma determinada. En el caso de la implantación de un ERP, se puede concebir como una amenaza y desestabilizar a una empresa.
Sin embargo, nada más lejos de la realidad, la implantación de un ERP se debe entender como una evolución completamente positiva y que ayudará a que la empresa llegue a sus objetivos y prospere progresivamente, lo que repercutirá a un mejor ambiente de trabajo.
Gran culpa de esta resistencia al cambio se deriva de la propia incertidumbre de cómo va a afectar a la empresa y a cada uno de los empleados, generando inseguridad y miedo a una posible reducción de personal o recorte del presupuesto destinado a sus beneficios. Por esta misma razón debe reducirse esta ansiedad producida por el miedo y plantear claramente como esta nueva solución mejorará la efectividad de las operaciones básicas de cada uno de ellos, reduciendo los márgenes de errores, y por tanto aumentando la productividad en cada área de trabajo.
Definir la visión de la empresa
Capacitación de los empleados
Contratación de asesoría experta
Documentación de la metodología
Constante comunicación con un
consultor externo
Involucrar a todos los departamentos
de la empresa
Un ERP mejora de manera considerable los procesos digitales y fortalece a todos empleados, debido a que disponen de una guía automatizada y optimizada que promueve la organización y eficiencia. Esto también permite a los miembros tener una mejor visión de la transformación de los procesos.
También favorece que el software ERP conecte a los diferentes departamentos en tiempo real, para que pueda tenerse acceso a la información necesaria. Esta conexión hace que se puedan tomar decisiones rápidas para por ejemplo ordenar compras identificando que sobra y qué falta en almacén.
Sencillamente cuando la empresa requiere de un conjunto de procesos que van adquiriendo cierta complejidad y que se escapa de nuestro control, sin tener integrado ningún tipo de automatización.
En ningún caso se debe esperar a tener un punto de saturación en los procesos para esperar a implantar un nuevo software ERP, pues esta implantación llevará un tiempo realizarla, además de un tiempo prudencial en el que se aprenda y capacite a todos los empleados sobre su funcionamiento.
Sin ninguna duda, la implementación de un ERP será mucho más sencilla de hacer si la empresa acaba de iniciar su recorrido, pues la carga de trabajo será más baja y el proceso de adaptación muy liviano.
Al implantar un ERP con anticipación a los futuros problemas o requerimientos que pueda traer la empresa se obtendrán beneficios económicos al trabajar eficientemente evitando gastar recursos en procedimientos innecesarios. También contará con un crecimiento organizado y controlado, lo cuál ofrecerá la ventaja de desarrollarse favorablemente en su etapa inicial de crecimiento, haciendo que la empresa se distinga de la competencia.
El proceso de selección de
software es corto
Las funcionalidades se adaptan
a las necesidades de la empresa
Se optimizan los procesos
de la compañía
Se reducen tiempos en capacitación
a los nuevos usuarios
· La empresa crece de forma imparable
· Las aplicaciones individuales se quedan cortas
· Se dedican demasiadas horas a tareas de bajo valor
· Se pierde información en el proceso
· Fallos en la actualización de la información
· Baja calidad en la atención al cliente
· Las funcionalidades se adaptan a la empresa
· No hay costes por licencia
· Se reducen los tiempos de adecuación al cambio
· Es un elemento que hace destacar a la compañía
· Mayores garantías de funcionamiento
· Implementación relativamente rápida
· Mayor soporte por la empresa desarrolladora y más foros en internet
· Más económico
· Presupuesto más elevado
· Proceso lento de implementación
· Actualizaciones costosas en tiempo
· Requiere de una licencia
· No cuenta con prácticamente ninguna personalización
· Más inversión de horas en formación del personal
· Organizar grupos con los líderes de cada departamento
· Hacer una presentación oficial del proyecto de implantación del software ERP
· Escuchar la opinión de los empleados
· Diseñar un plan de seguimiento
· Establecer un periodo de prueba
· Invertir recursos para capacitar al personal
Los criterios tanto tecnológicos como funcionales que se tomen en cuenta para elegir el software ERP para Pymes puede ahorrar costes futuros tanto de infraestructura como de mantenimiento informático.
· Multiplataforma
· Código estándar
· Multicapa
· Adaptabilidad
· Interoperabilidad
· Integral
· Intuitivo
· Modificable
· Conectividad
Los módulos en los ERP deben abarcar cada uno de los departamentos de la compañía así como también cada uno de los procesos y de esta forma garantizar una óptima integración del software. Sin embargo, al momento de implantar un ERP resulta importante revisar las características del software para garantizar que no se están instalando módulos que no se requieren.
Algunos módulos que se encuentran mayormente en los ERP y los cuales pueden ser calificados como imprescindibles son los siguientes:
· Compras
· Producción
· Almacén
· Ventas
· Finanzas
· Recursos humanos
· Marketing
· Mantenimiento (SAT)
· Cuando las funcionalidades de tu ERP no son suficientes
· Necesidad de un software de gestión que le aporte valor a la empresa
· El ERP ha dejado de estar al día
· El software no va al ritmo del crecimiento de la empresa
· Los niveles de seguridad no son suficientes
· Tu proveedor de software ERP no presta el servicio que necesitas
Es muy difícil calcular el retorno de inversión de la implantación de un ERP, ya que entran en juego un sinfín de variables difíciles de cuantificar.
Sin embargo sí que se pude llegar a una aproximación determinando cuál ha sido la inversión inicial directa del software, la inversión indirecta realizada a través de horas de formación del personal o la selección de nuevos empleados específicos para el software.
Una vez cuantificada la inversión debemos medir cuáles han sido los beneficios tangibles durante el siguiente año, contando el control de inventario, la eliminación de redundancias, la reducción de incidencias, la trazabilidad documental o la minimización de errores entre otros datos.
Finalmente aplicamos la fórmula general para calcular el ROI:
ROI= (Beneficios - inversión) / Inversión x 100
Caso de éxito de Sinophos Group
En apenas unos años han conseguido expandirse por todo el territorio nacional, pasando de una gestión analógica a digital mediante el ERP Sitelec.
Caso de éxito de Jovi
Han conseguido mejorar la eficiencia de su empresa optimizando la gestión integral mediante el ERP Gedilec
Caso de éxito de Electricidad JAV
Han conseguido reducir costes migrando de su anterior ERP a Sitelec, optimizando y mecanizando el 85% de los procesos de su trabajo diario.
El uso de un software ERP especializado: Evita errores comunes
https://www.microtech.es/blog/el-uso-de-un-erp-especializado-evita-errores
¿Cuáles son las diferencias entre un MRP y un ERP?
https://www.microtech.es/blog/cuáles-son-las-diferencias-entre-un-mrp-y-un-erp
5 mitos del software ERP que las empresas deben saber
https://www.microtech.es/blog/5-mitos-del-software-erp-que-las-empresas-deben-saber
Alquiler de software ERP vs. compra de software ERP
https://www.microtech.es/blog/alquiler-de-software-erp-vs.-compra-de-software-erp
¿Cuánto vale un software ERP?
https://www.microtech.es/blog/cuánto-vale-un-erp
Best of Breed vs. Software ERP
https://www.microtech.es/blog/best-of-breed-vs.-software-erp
La importancia de la User Experience (UX) en un software tecnológico
https://www.microtech.es/blog/la-importancia-de-la-user-experience-ux-en-un-software-tecnológico
Ventajas de implantar un ERP extendido o ERP II
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Diferencias entre licencias de software: freeware, software libre, adware y shareware
https://www.microtech.es/blog/diferencias-entre-licencias-de-software-freeware-software-libre-adware-y-shareware
Software ERP y la necesidad de especialización en cada sector
https://www.microtech.es/blog/erp-y-la-necesidad-de-especialización-en-cada-sector
Patrones de ciclo de vida del Software ERP
https://www.microtech.es/blog/patrones-de-ciclo-de-vida-del-software-erp
Proceso de pruebas de calidad de Software
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Somos expertos en consultoria de implantación de software ERP Vertical y Horizontal especializado en:
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