Realizar la implantación de un ERP no solo requiere de gran dedicación de tiempo, sino que también requiere de una inversión económica importante, sin embargo, gracias a los adelantos tecnológicos que existen estos costes se han visto reducidos.
Cuando una empresa se encuentra en el proceso de elección de un software de gestión empresarial uno de los puntos más limitantes es el coste que éste pueda tener, por lo cual es importante conocer cuánta inversión requerirá.
¿CUÁNTO DEBE INVERTIR UNA EMPRESA PARA IMPLANTAR UN ERP?
Esta pregunta es muy difícil de responder, por lo cual resulta imposible dar un precio estimado sin conocer las características particulares y necesidades de cada una de las empresas que requieren de un software ERP.
¿Por qué? Pues muy fácil… Si una empresa no cuenta con muchos procesos, el coste del ERP será más bajo. En contraparte, si se tiene una empresa muy grande que posee muchos procesos, el software de gestión empresarial requerirá muchas más funciones, en consecuencia, los costes se verán incrementados.
Los costes también varían si se utiliza un software ERP que es instalado en los ordenadores de la empresa (ERP on-premise) o si se utiliza un ERP que se ejecute a través de la nube (ERP Cloud).
Por ejemplo, durante el primer año, los gastos para un ERP on-premise son distribuidos generalmente de la siguiente forma: el coste que se invierte, para obtener la licencia, será aproximadamente un 20% del presupuesto total y es justamente ese mismo valor el que se invierte para la capacitación del personal en el manejo del software. De igual forma, un 15% del presupuesto total será para la adquisición de equipos, un 20% más para el mantenimiento, otro 15% en consultorías y el 10% restante en gastos varios.
Por el contrario, si se tiene un software ERP en la nube, los gastos serán repartidos de la siguiente manera: un 30% del presupuesto total deberá ser invertido en gastos de suscripción, los cuales son realizados de forma mensual, además, deberá invertir 30% del presupuesto en el hardware necesario, 30% en consultorías y un 10% en otros gastos. En este tipo de software el mantenimiento es realizado por la compañía proveedora del servicio.
A continuación, se explican cada uno de estos costes:
- El coste de la licencia del software es el gasto más importante que realiza la empresa. Estos costes pueden variar debido a que muchos proveedores cobran por cada uno de los usuarios que harán uso del software de gestión empresarial o por el grupo de usuarios que vayan a tener acceso al programa.
Una alternativa es instalar un software ERP con código abierto, sin embargo, no son muy recomendables para las grandes empresas. A su vez, los ERP para pymes que se encuentran alojados en la nube no requieren de un gasto inicial en licencias alto, pero si tiene costes mensuales relacionados con el alquiler del programa.
- Los costes de hardware son todos aquellos gastos que están vinculados con el montaje de la estructura informática necesaria, es decir, gastos relacionados con el servidor, suministros para la instalación de una red local que sea capaz de realizar la transmisión de datos, computadoras para cada uno de los usuarios o grupos que van hacer uso del ERP, copias de seguridad (respaldo), etc.
- Los costes de la consultoría son todos aquellos gastos relacionados con los servicios que prestan los consultores, los cuales son los encargados de realizar los estudios sobre los requerimientos de cada una de las empresas, además, se encargan de aplicar la solución más óptima para la compañía, realizar la instalación y sobre todo la adaptación del software ERP, sin olvidar la capacitación-formación a los empleados.
- Finalmente, los costes por mantenimientos, son los gastos que se hacen después de la instalación del ERP. Existen varios costes como son: mantenimientos, corrección de errores, visitas técnicas para ejecutar reinstalaciones, realizar el monitoreo del software de gestión empresarial, etc.
Los softwares ERP que están alojados en la nube no requieren de estos gastos. Esto se debe a que los mismos están incluidos en el coste mensual por el alquiler del programa.
Es importante tener en cuenta que los otros gastos que puede tener la empresa son: migraciones y conversiones de datos no estructurados, reingeniería de algunos procesos internos, integración de programas existentes con el software ERP, etc.
