La optimización es una de las metas fundamentales para todo tipo de empresa, o así debería ser. Optimizar es mejorar, y las mejoras suman más flexibilidad en los procedimientos, siempre a favor del progreso y del cumplimiento de los objetivos.
Durante la optimización se busca en primer lugar mejorar los tiempos, en las distintas etapas por la que atraviesan los procesos de una empresa. Es así como por ejemplo se persigue mejorar tiempos de producción, de manera que pueda haber un mejor flujo de productos o servicios. Las optimizaciones también aplican a tiempos de entregas, lo que incrementa el flujo de ventas. Y así en cada etapa, debe aplicarse.
Ahora bien, para lograr una optimización eficaz, hay que evaluar las debilidades que tiene la empresa en relación a sus procesos. Observar con ojo crítico y hacer mediciones que permitan conocer qué es lo que podría mejorarse para poder obtener resultados más satisfactorios y así preparar a la empresa para su expansión.
La optimización además permite que el trabajo sea más fluido, debido a que se mejoran también las condiciones que existen para la realización de los trabajos.
A continuación, te hablaremos de algunas consideraciones que debes tener en cuenta al momento de optimizar la gestión de proyectos.
La gestión de proyectos, una acción que es el soporte de una empresa
Muchos empresarios y equipos de trabajo se vuelven reaccionarios. Pierden el control de las empresas y terminan reaccionando ante las demandas del mercado, llevando a la empresa de un punto a otro sin consolidar ninguna acción, como persiguiendo el dinero que siempre se le escapa de las manos por no tener enfoque en sus acciones y claridad sobre lo que se quiere.
Esto sucede cuando no se cuenta con las herramientas necesarias para lograr objetivos de forma coherente y mediante acciones poderosas en relación a las metas y sus cumplimientos.
La gestión de proyectos es la acción de soporte de la empresa. Es decir, si no se tiene organización y no se tienen herramientas para poder gestionar los proyectos de la empresa, es posible que se llegue a un nivel tan bajo en el que no se produzcan proyectos y no se generen nuevas ideas para poder mantener a flote la empresa.
Es posible que muchas empresas se encuentren en esta situación y todavía no sean capaces de discernirlo, pues están tan ocupadas tratando de sobrevivir en el mercado que no se han detenido a pensar que deberían estar generando proyectos que les permitan estar en control.
Antes de avanzar piensa en qué estás haciendo en tu empresa para poder llevar una buena gestión de proyectos, que funcionen, que se cumplan a cabalidad y que por lo tanto garanticen un buen funcionamiento y un futuro para tu empresa.
Los sistemas ERP en la gestión de proyectos
También existen los escenarios en los que las empresas tienen proyectos establecidos, pero, estos se toman más tiempo de lo que deberían tomarse para la ejecución. En esto influyen muchas variables negativas, como por ejemplo una pésima comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo o los departamentos, también un mal cálculo de los recursos necesarios para comenzar o completar el proyecto.
Son muchos los problemas a los cuales podemos enfrentarnos durante la gestión de proyectos, sobre todo porque la atención a veces está compartida entre varios proyectos en ejecución o entre obligaciones mixtas.
Es por eso que recomendamos para una excelente gestión de proyectos la utilización de sistemas ERP que permitan mantener un orden de prioridades, una comunicación en tiempo real que incluya pautas, cambios necesarios, entre otras cosas.
Un sistema ERP además es ideal porque nos permite mantener un control durante la gestión, a nivel de que se pueda ir llevando el proyecto paso a paso y de una forma estructural, garantizando que puedan cumplirse los objetivos a tiempo, y pueda tenerse también precaución en las distintas etapas del proyecto para que ningún imprevisto causa retraso.
La posibilidad de acceder a informes también es otra de las ventajas que optimizarán de forma efectiva la gestión de proyectos. Ya que se pueden obtener estos informes en tiempo real, como productos de análisis durante las etapas del proyecto.
