En el preciso instante en el que se decide implementar un Software ERP, dentro de cualquier empresa, inminentemente surge un problema, que no es más que el rechazo por parte de los protagonistas de la compañía, es decir, sus trabajadores, colaborados y distribuidores. Es justamente por esto que resulta fundamental procurar que todos los involucrados obtengan respuestas a sus dudas, así como tranquilidad antes sus temores.
Dado que los ERP son mucho más que un simple programa informático, puesto que es una herramienta que involucra cada proceso de la empresa, es importante conocer algunas tácticas para disminuir el rechazo hacia dichos software de gestión empresarial. Las interrogantes y los miedos más usuales que provocan resistencias al cambio son:
- DESCONFIANZA EN LA TECNOLOGÍA: Principalmente por parte de los empleados con mayor experiencia, es decir, quienes se han acostumbrado a un método de trabajo mucho más tradicional, totalmente manual.
- MIEDO A PERDER EL PUESTO DE TRABAJO: Puede aparecer en cualquier tipo de empresa, por ejemplo, en empresas de instalación o en empresas distribuidoras. Además se da en cualquiera de los niveles de la empresa.
- LA DIGITALIZACIÓN DE DATOS: Para nadie es un secreto que los ERP cuentan con la gran ventaja de poder manejar una solo base de datos en la empresa, no obstante, los empleados suelen temer a éste proceso por diversas razones, como la carga de trabajo adicional o la capacitación básica a la cual deben someterse.
- SENTIMIENTO DE EXCLUSIÓN: Algunos miembros de la empresa pueden llegar a sentirse excluidos porque la decisión de implantar un software de gestión empresarial debe ser tomada netamente por la junta directiva o el comite de dirección.
- DISPUTAS INTERNAS: Al implementar un ERP es común que comiencen luchas entre los trabajadores o entre los departamentos de la empresa, provocadas por la falsa idea de que unos trabajan más que otros, lo cual no es más que un grave error de percepción.
- EL ORGULLO: Esto se da sobre todo en aquellos trabajadores con experiencia, en el área de la informática y la programación, quienes rechazan a los implantadores de software ERP porque siente que saben más que ellos.
CONSEJOS PARA MINIMIZAR EL RECHAZO AL CAMBIO EN LA IMPLANTACIÓN DE SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL
Es importante tener en cuenta que ninguna estrategia es capaz de eliminar el rechazo, hacia los ERP, en su totalidad. Sin embargo, sí existen algunos procedimientos que pueden ayudar a disminuir su impacto, a continuación se muestran algunos de ellos:
- ORGANIZAR GRUPOS CON LOS LÍDERES DE CADA DEPARTAMENTO DE LA EMPRESA: Al hacerlo se demuestra a todos los trabajadores que no existen tratos preferenciales entre departamentos, en otras palabras, que cada quien debe cumplir la misma carga de trabajo, a pesar de utilizar distintos módulos del ERP. De igual forma, este tipo de equipos pueden servir para estimular la aceptación de los ERP.
- LLEVAR A CABO UNA PRESENTACIÓN OFICIAL DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DEL SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL: Cuando se realiza en una fase previa, todos los elementos que componen la compañía se sentirán incluidos en el proyecto en cuestión, por ende, contarán con toda la información necesaria sobre el ERP, así como de la empresa instaladora.
- ESCUCHAR LA OPINIÓN DE LOS EMPLEADOS: No importa si es una idea sobre la implementación o un simple consejo sobre una tarea sencilla, la opinión de los trabajadores es fundamental para el crecimiento de cualquier empresa; ya sea una empresa de obras y servicios o una empresa de distribución de componentes, en cualquier caso posee el mismo valor.
- DISEÑAR UN PLAN DE SEGUIMIENTO: El mismo puede estar compuesto por reuniones o conferencias periódicas. Con este plan es posible corroborar los avances del proyecto, la consecución de los objetivos (hitos) y las posibles desviaciones que hayan podido surgir.
- ESTABLECER UN PERIODO DE PRUEBA: En el cual el trabajador se sienta tranquilo y relajado para familiarizarse con el software, especialmente si es un ERP para Pymes. La clave es hacerle sentir que un error, en este momento, no tendrá repercusiones sobre su puesto de trabajo.
- INVERTIR RECURSOS PARA CAPACITAR AL PERSONAL: Si bien es un costo económico alto, vale la pena hacerlo. La formación es fundamental. Gracias a ésta; el personal estará más preparado para trabajar con un software de gestión empresarial antes de la implementación, por tanto se reduce el riesgo de rechazo a la vez que se disminuye la posibilidad de errores.
