Muchas empresas del sector industrial sufren signos de debilidad empresarial cuando los procesos internos no estan lo suficientemente acelerados como para mantener un buen ritmo de trabajo.
Son señales que se detectan en diferentes departamentos que conforman la compañía, desde el ámbito contable, el de ventas, la gestión del cliente y la comunicación interna, entre otros.
La solución más indicada para estos problemas suele ser la implementación de un ERP especializado para cada tipo de empresa. Este software de gestión hará, entre otras funciones, que automatice procesos tanto básicos como más complejos. De esta forma, facilitará que los empleados focalicen sus horas en tareas más importantes y de un valor más alto, consiguiendo optimizar el tiempo y el dinero.
No hay dos empresas iguales. Por lo tanto, el ERP se deberá ajustar a cada una de sus peculiaridades. Aquí te mostramos algunas razones que muestran por qué las empresas necesitan sistemas ERP y por qué debería implementar uno.
1. Falta de procesos centralizados
Cuando los empleados usan un único software para hacer el seguimiento, anotar y procesar la información, y en cambio, el departamento de contabilidad utiliza otro software, hace que el proceso de transmisión de información sea mucho más pesado y lento.
Se necesita un punto en común de interacción, es decir una misma localización para almacenar la información. Así ahorramos tiempo y esfuerzos a la hora de tener que cambiar de software para transmitir la información.
Si por el contrario, se utilizan herramientas distintas entre los diferentes departamentos, se aumenta el riesgo de pérdida de información y hace muy ineficiente todo el proceso.
Obtener información precisa desde las actualizaciones de sistema en tiempo real es lo que marca la diferencia en la productividad diaria de una organización.
En ausencia de datos precisos, tu inventario puede sufrir y causar un efecto dominó en todo, desde el ámbito financiero, hasta el marketing o las ventas. Y eso es algo que hay que evitar a toda costa.
2. Se tarda demasiado tiempo en recuperar información necesaria
Si el tuyo es un negocio que se basa en hojas de cálculo y sistemas de almacenamiento que requieren actualizaciones y monitoreo constante, lo más probable es que tengas dificultad para cuantificar el margen de ventas promedio de tu negocio, así como KPI’s y otras métricas más complicadas como el volumen de pedido por día.
Si quieres optimizar los beneficios, tus empleados deberían ser capaces de acceder a datos claves inmediatamente sin retrasos y sin tener que buscar en varios lugares.
Un sistema ERP ofrece una visión integral de la operación del negocio sin importar cuando lo necesites. Así, cada miembro del equipo puede acceder a los datos correctos en el momento de hacer su trabajo eficientemente y con eficacia.
3. La contabilidad se lleva de forma lenta y complicada
En cualquier negocio, Administración es el primer departamento que se beneficia más de un sistema de software ERP.
Los días de facturas y órdenes de venta en papel son cosa del pasado. No tiene sentido trabajar horas cada día manualmente transfiriendo datos de papel a un sistema digital. La cantidad de tiempo dedicado a estas tareas es inútil y se suma a una pérdida considerable de productividad y pérdida de oportunidades de negocio.
Un software ERP puede realizar operaciones en segundos lo que un ser humano puede tomar horas para hacer. Piensa en el tiempo que una empresa puede ahorrar poniendo la contabilidad en piloto automático y utilizar ese tiempo libre en tareas más productivas.
4. Informes financieros tediosos
Este punto es similar al anterior descrito. No tiene sentido invertir horas en tareas manuales de contabilidad, así como tampoco tiene sentido pasar horas creando informes financieros cuando se dispone de una opción más fácil y eficiente.
Si tu departamento financiero necesita presentar datos a través de innumerables hojas de cálculo y aplicaciones de software diferentes, verás un significativo impacto positivo en tu departamento después de implementar un software ERP especializado.
5. Departamento comercial desconectado
La gestión de inventario puede ser fácil cuando el negocio es pequeño. Pero a medida que crecen las operaciones, se vuelve mucho más difícil.
Se necesita un sistema para monitorear y hacer un seguimiento para conocer la cantidad correcta de producto, en el momento adecuado y en la ubicación correcta, sin interrupciones.
Cuando se hace un inventario, los clientes y datos de ventas pueden aparecer aislados, y esto obviamente puede provocar problemas para cruzar la información. El departamento de ventas debe conocer la previsión y provisión de stock para no quedarse de repente sin un producto en stock que es requerido por un cliente ese mismo día.
Es más, si un cliente pregunta por la disponibilidad de producto o estado de envío y el vendedor no puede proporcionar una respuesta rápida, da lugar a una reputación de empresa pobre y un servicio a cliente deficiente.
Además, muchos software ERP permiten que los clientes se registren en su cuenta online y comprueben su estado de orden, eliminando la necesidad de entrar en contacto con los comerciales.
6. Procesos tecnológicos complicados
La gestión de múltiples sistemas que se extienden por todo el negocio puede ser una pesadilla para el departamento de IT, ya que se necesita poder personalizar, integrar y mantener cada uno individualmente y también actualizar los sistemas regularmente. Todo esto, como ya hemos comentado, puede sumar complejidad, costes enormes y un desperdicio de recursos de personal y tiempo.
Las recurrentes actualizaciones de los sistemas sólo pueden causar más problemas que resolverlos. Entonces, necesitas preguntarte: ¿Vale la pena?
No parece buena idea mantener a tu empresa desvinculada de nuevos y sofisticados software ERP que pueden acelerar todo tipo de procesos, combinando los esfuerzos de todos los departamentos para adaptarse a la rápida evolución de las necesidades del negocio.
