Realizar los análisis del ROI es una acción que no se debe dejar de realizar para poder conocer si se debe o no invertir en determinada tecnología. Si tienes una empresa instaladora, una empresa de obras y servicios, una empresa distribuidora o una empresa fabricante es fundamental que puedas establecer una relación beneficio – costo que facilite la toma de decisiones.
Generalmente para la mayoría de las empresas sin importar el sector en el cual se desenvuelva, llevar a cabo la implantación de un software ERP se considera como una buena inversión, sin embargo, siempre en todo proyecto de alto impacto es imprescindible llegar a conocer el ROI del ERP que vayas a utilizar.
¿Es realmente posible calcular el ROI en un ERP? De forma exacta no es posible realizar este cálculo debido a que la mayoría de las variables que se utilizan son intangibles, sin embargo, si se llega a tener valores que son muy aproximados a la realidad.
VARIABLES A TENER EN CUENTA PARA EL CÁLCULO DEL ROI
A continuación te explicaremos las variables que debes tener en cuenta si deseas realizar el cálculo del ROI en un ERP:
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Inicialmente debes cuantificar la inversión que debes realizar. Esta inversión no solo involucra el pago realizado por la empresa para adquirir el software de gestión empresarial, sino que además intervienen otro conjunto de variables que están vinculadas a la adquisición del software ERP.
Para hacer su estudio se clasificará de dos formas:
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La inversión directa: Esta variables es la más sencilla de determinar, puesto que se encuentra debidamente reflejada en cada una de las facturas de la empresa. Por ejemplo, entre las inversiones directas se encuentran la cantidad de dinero asociado a la compra de las herramientas para el software, cantidad de dinero invertido en las licencias, dinero invertido en formación de personal, consultorías, migración, entre otra variedad de inversiones.
También en este apartado, se deben detallar los gastos vinculados con la compra de equipos informáticos necesarios poder realizar una óptima implantación de un ERP, así como también los gastos de mantenimiento relacionados con el software y con la infraestructura de sistemas.
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La inversión indirecta: Determinar el costo total de este tipo de inversión puede llegar a ser un poco más complejo, debido a que muchas de las variables son intangibles. Entre estas variables se encuentran:
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La pérdida de tiempo vinculada con la resistencia al cambio que pueden presentar los empleados, trayendo consigo costos asociados.
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La selección de personal: Esta variable es clave para poder minimizar la inversión realizada, por ello generalmente se escoge al personal que cuente con mayor capacitación.
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Dedicación de empleados al proyecto: Esta variable está asociada a la contratación de más personal, o en su defecto, al pago de cierta cantidad de horas extras cuando sea necesario extender la jornada laboral por los trabajos que se deban efectuar. Este último cálculo a su vez es realizado partiendo del número de horas trabajadas multiplicadas por el valor de una hora de sueldo del trabajador.
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Una vez cuantificada la inversión, es momento de pasar a la cuantificación de los beneficios, lo cual puede resultar en un proceso bastante complejo puesto que influyen muchos factores.
Esta cuantificación de beneficios, se divide en dos aspectos claves:
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La cuantificación de beneficios tangibles los cuales engloba todos aquellos beneficios que pueden percibirse de forma exacta, siendo calculados a través de las horas hombre por el precio hora de un empleado.
Las actividades que abarca esta cuantificación de beneficios son el control del inventario, la eliminación de redundancias, la reducción de incidencias, trazabilidad documental, la minimización de errores, entre otras actividades.
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La cuantificación de beneficios intangibles son realizados de forma subjetiva puesto que como su nombre lo indica no son medibles.
Entre estas variables esta la mejora de la imagen corporativa y la seguridad, entre otros datos.
Una vez ya tengas bien desglosados los beneficios y las inversiones se proceden a calcular el retorno de la inversión (ROI) de la siguiente manera:
Es importante que tengas presente que un gasto económico de gran impacto necesariamente debe estar vinculado con la garantía de la compensación, de lo contrario, el esfuerzo no habrá valido la pena.
