El proceso de implantación de un ERP en una Pyme no es un proceso fácil de llevar, y como si esto fuese poco, debe llevarse con todo el cuidado del mundo,ya que este software empresarial de gestión constituye la piedra angular de toda compañía, debido a que integra un conjunto de procesos importantes, como por ejemplo, la contabilidad, la producción, ventas, entre otros procesos.
Como seguramente ya sabrás, los beneficios que trae consigo la implantación de un software ERP son muchos, los cuales van desde reducir costos hasta llegar a aumentar la productividad y por ende crecer más rápido que los competidores, sin embargo, así como trae consigo beneficios también trae dolores de cabeza, por ejemplo, inversión de tiempo, inversión de personal, inversión económica, etc.
Como tiene tantas implicaciones en la compañía, sin importar el sector en el cual se maneje, bien sea una empresa instaladora, empresas de obras y servicios o una empresas distribuidora, es necesario que se orienten los esfuerzos de la mejor forma posible, para garantizar el éxito, por consiguiente a continuación se dan algunos factores para tener en cuenta durante la implementación de un ERP en una pequeña y mediana industria:
-
Definir para dónde quiere ir la empresa, es decir, la compañía debe tener bien definidas las metas de lo que espera lograr con la implantación del ERP. Al tener las ideas claras se puede determinar el alcance real y se pueden elegir las soluciones necesarias antes de la implantación.
Este proceso es de suma importancia puesto que dependerá si se cumplen los objetivos o no, además evitará costos futuros asociados con relación a la instalación de nuevos módulos que no se tuvo la visión de instalar durante este proceso.
-
La instalación de un software ERP trae consigo un conjunto de consecuencias, uno de ellos es que puede que afecte un poco la forma de trabajar de los empleados junto con las funciones que realiza.
En consecuencia, los empleados requerirán capacitación para aprender a trabajar con el software ERP, ya que al empleado es una parte fundamental sobre el éxito en una Pyme. Una capacitación inadecuada puede traer como consecuencia desde mala interpretación de los datos arrojados por el software ERP hasta llegar incluso causar rechazo por parte del empleado hacia el programa. Estas consecuencias hacen que desde un inicio fracase el software ERP en la Pyme. Con respecto a este punto, muchas compañías suministradoras del software estiman que el gasto de capacitación del personal puede llegar a ser del 20% del costo total de implementación.
-
La contratación de asesoría experta capaz de brindar apoyo a la empresa es un factor que no se debe olvidar. Este factor tiene como finalidad que la Pyme cuente con soporte del servicio y de esta forma poder lograr procesos agiles sin interrupciones, causados por errores del software ERP.
Cada vez que exista algún contratiempo se puede contar con esta compañía de consultores, capaces de actuar inmediatamente para aportar la solución, o bien, de optimizar cierto proceso. Por ejemplo, una empresa instaladora quizás necesite optimización en ciertos módulos que posiblemente una compañía de distribución no requiera, y esto lo puede realizar fácilmente un consultor de ERP.
-
La documentación de la metodología aplicada durante la implantación es importante. También resulta de vital importancia establecer las responsabilidades de cada uno de los miembros que operaran el software ERP y de esta forma saber las funciones que ejercerán.
-
Al realizar la contratación de un consultor externo, es necesario que se mantenga una constante comunicación con este ente. La comunicación constante permitirá buscar soluciones oportunas a ciertos errores o hasta incluso realizar seguimiento a procesos que pueden ser mejorados. El equipo experto sabrá guiar a la compañía en este tipo de ajustes, por tanto es transcendental siempre prestarles la atención debida.
-
La implantación de un ERP es un proceso que involucra a todos los departamentos de la empresa, es decir, involucra tanto a los empleados como a los directivos. Esto ayudará a que los problemas que se presenten sean resueltos de forma integral y además que se garanticen los recursos necesarios para ello.
Estos factores descritos deben ser tomados en cuenta al implementar un ERP en una Pymes, logrando de esta forma evitar en el futuro gastos que sean importantes pero sobre todo alguna paralización en el proceso productivo de la compañía.
