El mundo empresarial actualmente está bombardeado por gran cantidad de información, por lo que es necesario realizar la gestión de ella de una manera rápida que permita facilitar la toma de decisiones.
Partiendo de esta premisa han surgido grandes herramientas que eliminan el requerimiento de análisis manuales de un gran contenido informativo y es aquí cuando entra el Business Intelligence, capaz de transformar esa información en conocimiento útil para potenciar la toma de decisiones en las Pymes.
Actualmente, el BI (Business Intelligence) es una de las principales armas de las empresas tecnológicas o cualquier empresa que precise recopilar información de los procesos gerenciales, por mencionar alguno, y desarrollar la empresa a un nivel más alto que sus competidores. Algunos de los grandes beneficios que otorga el BI para las Pymes son los siguientes:
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Incrementa la eficiencia de la empresa, es decir, se evita malgastar gran parte del tiempo buscando información que se encuentra regada por los distintos departamentos de la compañía, intentando comprender como funciona el negocio a partir de los datos que se obtienen. Con el BI estos datos se encuentran ya en un solo lugar de forma organizada. Además, automáticamente interpreta los datos ayudando a facilitar la toma de decisiones.
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Algo adicional al punto anterior, es que como sucede generalmente en las Pymes, las decisiones deben ser rápidas pero sobre todo acertadas en aquellos momentos donde la presión asfixia a la compañía, por lo cual, desperdiciar tiempo leyendo datos en montañas de papel no es de gran ayuda. El programa de BI garantiza la toma de decisiones en cuestión de minutos de forma precisa y acertada puesto que se obtienen los de datos ordenados y sobre diferentes áreas en cuestión de instantes.
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Permite la obtención de importantes mediciones en diversas áreas, por ejemplo, se pueden obtener cifras sobre las ventas que realiza la empresa de Distribución, el desempeño en los avisos atendidos por una empresa de reparaciones y servicios o el costo del inventario de una empresa instaladora, etc.
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Las empresas en ningún momento pueden ser manejadas por intuiciones o creencias de ciertos acontecimientos y especulaciones (por lo menos una empresa que aspire a grandes cosas no debe hacerlo).
Si un director de empresa es capaz de gerenciar de esta forma es porque no cuenta con datos suficientes para crear un plan de acción y una estructura de conocimiento capaz de guiar a la compañía hacia el siguiente paso que debe ejecutar. Este sistema otorga información precisa y clara sobre datos históricos, actualizaciones en tiempo real, además de tendencias que pueden ocurrir basadas en los datos e información que maneja.
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El BI por si fuera poco, es capaz de otorgar datos valiosos sobre como es el comportamiento del cliente, permitiendo analizar información sobre los productos que adquiere, frecuencia en la cual realiza las compras, entre muchos otros factores.
¿Qué se logra con esto? Principalmente la fidelización del consumidor y de esta manera hacer la Pyme más rentable. Incluso con los datos aportados se puede realizar para cada cliente la incorporación de ventas cruzadas para que así también se obtengan beneficios a través de la salida de otros productos y no únicamente de los que son más rentables para la compañía.
Además, estudia la incorporación de promociones de determinados productos y todo esto gracias al BI.
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Permite ejercer control sobre muchos departamentos de la compañía como son ventas, compras, almacén, marketing, producción, servicio post-venta, recursos humanos, entre muchos otros procesos.
En cada uno de estos procesos se manejan datos de importancia referente a la compañía, por lo tanto, tener toda esa información en una base de datos centralizada garantiza la interpretación de la información en conjunto y evaluar donde se encuentran los cuellos de botella en la compañía, permitiendo aportar soluciones, darle fluidez a los procesos que requieran de ello y a su vez disminuyendo errores al tomar decisiones.
La implantación de estos sistemas, a pesar de ser algo complejos (por la defición personalizada de los indicadores: KPI's) y sobre todo costosos, ofrecen la oportunidad de conocer en profundidad cada uno de los procesos llevados por la compañía e identificar puntos que requieran aplicar acciones inmediatas, logrando potenciar el desarrollo de la compañía hacia niveles nunca pensados.
