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Cómo hacer un inventario de forma efectiva

02 marzo / MICROTECH

Para cualquier empresa resulta importante tener un inventario que se encuentre abastecido, para así cumplir con los compromisos que se tienen con cada uno de los clientes.

Muchas veces algunas empresas no saben a ciencia cierta la cantidad de productos que tienen en su inventario, trayendo como consecuencia un conjunto de errores, como, por ejemplo, se pueden pedir cantidades de más a los proveedores sobre determinado producto, causando la acumulación de mercancía innecesaria, o, por el contrario, no conocer a tiempo que determinado producto está agotado y no realizar la reposición del mismo. Al contar con un inventario eficaz se potencian las ganancias y se minimizan las pérdidas.

Al realizar una optimización del stock o inventario que se encuentra en el almacén se logra principalmente calcular el valor de productos, además de tener un conteo de los suministros reales del cual se disponen para controlar los materiales y de esta forma garantizar que no se perderán por robo o deterioro.

Algunos consejos útiles para hacer un inventario de forma efectiva destacan:

  • Para dar inicio a la organización del inventario de forma efectiva se debe realizar una recolección de datos sobre los productos disponibles en almacén y debe ser realizada de forma clara pero sobre todo muy precisa. Si un producto es vendido se debe especificar las características del producto y la cantidad, o si por el contrario entra mercancía nueva, igualmente se deben anotar los datos, cantidad o cualquier otra descripción que la empresa crea conveniente. También se puede hacer uso de etiquetas que incluyan la descripción del producto el cual permita facilitar la identificación del mismo, esto es muy importante realizarlo por ejemplo en cajas, para de esta forma conocer cuanta cantidad de productos contiene cada caja y las especificaciones que posee la mercancía.

Alternativamente se pueden implementar códigos de barras cuando la cantidad de inventario es grande, ya que cuando se escanee este código facilita al personal identificar la mercancía.

  • Otro punto importante para realizar un inventario es conocer la cantidad de mercancía de la cual se dispone en almacén. Este es un factor fundamental ya que si no se tienen suficientemente claras en las cantidades de las cuales se disponen en el stock, se pueden pedir números de más en mercadería y por ende incurrir en gastos innecesarios para la empresa resultando poco eficientes las compras, o si por el contrario no se dispone de las cantidades reales de productos en el inventario y este se acaba, habrán pérdidas en ventas y además en clientes.

 

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La optimización del stock es efectiva para poder acceder, realizar una clasificación y además hacer un fácil conteo de la mercancía disponible.

  • Cualquier documento que se realice cuando se actualiza o se revisa el inventario debe ser archivado y organizado, lo que permitirá encontrar fácilmente información sobre el ultimo chequeo realizado o en su defecto para realizar cualquier consulta que se requiera hacer para determinado mes en cualquier año en particular.

  • Una idea muy buena es crear una hoja de cálculo para crear un banco de datos que sirva para registrar cada uno de los productos. Algunos ítems que deben ser incluidos en esta hoja de cálculo son por ejemplo la fecha en la cual se realizó el conteo del inventario, la cantidad disponible de cada producto, descripción del producto, cantidades vendidas, fecha en la cual se vendió y cualquier otra especificación que se crea conveniente.

  • Para que un inventario realmente resulte eficiente se deben realizar revisiones del mismo en periodos regulares (esto aún y cuando se tenga un software de gestión de inventario para el control de materiales), por lo cual se debe capacitar a empleados que realicen este proceso para que el inventario no se vea afectado en precisión de datos. Estos empleados deben tener las ideas bien claras sobre cómo debe documentarse, quien debe hacerlo y la forma como se debe realizar para evitar errores que traigan como consecuencias las descritas anteriormente. La frecuencia del inventario varia acuerdo al tipo de empresa que se tenga, ya que algunas empresas necesitarán realizar un inventario con mayor frecuencia que otras.

  • No se deben dejar de analizar los datos históricos del inventario. Esta información es importante puesto que se puede comprender como es el movimiento de los productos en cualquier momento del año, ofreciendo la ventaja de que se puede estimar o proyectar que producto es más necesario y tendrá más salida que otros en determinado periodo. Para esto se debe prestar atención en cómo es la salida de productos en el histórico de ventas y de esta forma garantizar la existencia de la mercancía para cubrir la demanda.

  • Se debe realizar una inversión en la reducción de pérdidas que pueden ser causadas por robos o por vencimiento de mercadería. La instalación de cámaras o la instalación de un sistema de alarmas puede ser una buena opción, además de restringir el acceso a zonas donde se encuentren productos de alto costo. Otra sugerencia importante es ir colocando los productos con mayor tiempo en el inventario de primeros, para de esta forma darle salida rápidamente.

  • Toda empresa debe hacer uso de la tecnología disponible actualmente para facilitar trabajos y optimizar el tiempo que el personal gasta en tareas que resultan repetitivas. Es por ello que para mantener un inventario organizado y siempre actualizado se debe invertir en un software que realice la gestión del inventario automáticamente, es decir, cuantas cantidades se tienen disponibles, descripción de la mercancía, donde se localizan, cuánto tiempo llevan en almacén, entre otras opciones.

El inventario resulta uno de los activos más importantes con los que cuenta una empresa o negocio, en consecuencia el manejo del stock siempre debe ser eficiente.

 

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