Las dos opciones existentes en el mercado relacionadas con un sistema de planificación de recursos empresariales son: el ERP estándar y el hecho a la medida; por lo tanto, la primera decisión que deberá tomarse está relacionada con escoger uno de estos dos tipos. Para ello, el interesado deberá conocer los atributos de cada una de sus posibles elecciones.
Un ERP estándar es un paquete de software, que como su nombre lo indica, ha sido diseñado previamente por alguno de los muchos fabricantes del sector y viene configurado con las características que se consideran indispensables y que puedan abarcar la mayoría o la totalidad de las exigencias de la empresa interesada. Es necesario destacar que este tipo de Software de gestión de recursos es ideal para aquellas empresas instaladoras que necesitan soluciones básicas y de un menor coste de aplicación, aunque no todos estos sistemas son iguales; algunos, permiten adaptaciones y desarrollos sobre el propio estándar, lo que indica cierta flexibilidad.
Existen tres tipos de ERP estándar:
1. Aquellos que cubren ampliamente las necesidades de cualquier empresa, que suelen trabajar por módulos o partes en que ésta se estructura de acuerdo a sus actividades o funciones, entre otras.
2. Soluciones genéricas, que se centran en un proceso concreto (como por ejemplo, contabilidad), mientras que el resto ofrecen prestaciones básicas.
3. Soluciones verticales, desarrolladas según las características comunes en empresas de un determinado sector o tipo de negocio especializado, como puede ser la construcción o los instaladores.
Su implementación se hace en un corto tiempo, y permite conocer el coste del producto. Una vez realizada la implementación, la empresa fabricante, generalmente ofrece servicios de soporte, tales como el foro de usuarios (en nuestro caso el apartado de Documentación), que le permitirá aclarar dudas o solventar algunas situaciones. Así mismo, se ofrece el mantenimiento de su sistema (SMC: Servicio de Mejora Continua), garantizando de este modo la correcta continuidad del servicio.
Según estudios realizados, la mayoría de las empresas opta por un ERP estándar, con diferentes niveles de personalización para adaptar el sistema a sus necesidades, lo cual implica costes adicionales que deberá tomar en cuenta el futuro comprador.
La ventaja para las empresas pequeñas y medianas, que cuentan con pocos departamentos y no pueden hacer grandes gastos, radica en que el ERP estándar, ofrece otra alternativa, a través del ERP modular, el cual le permite al cliente escoger las partes (facturación, compras, pedidos, ventas, recursos humanos, entre otras) que más necesite para su empresa, evitándose el tener que adquirir todos los módulos contenidos en determinado paquete, pudiendo adquirirlos en la medida que la empresa crezca y aparezcan nuevas necesidades. Y al ser una opción estándar, siempre existirá la posibilidad de encontrar opciones similares si la empresa que manufacturó el sistema ha salido del mercado, o no se quiere continuar con ella para el mantenimiento del mismo. Flexibilidad, adaptabilidad y ahorro de recursos son sus principales características.
Un ERP hecho a la medida, como su nombre lo indica, es un sistema creado por una diseñadora de software o por el departamento de informática de la empresa que lo necesita, adaptado a sus necesidades y procedimientos, que le permitan a ésta optimizar al máximo sus recursos.
Si tu empresa realiza una actividad muy específica, que limita la adaptación del algún ERP; quiere mantener en el tiempo sus procesos de trabajo personalizados, porque les dan una ventaja competitiva frente a otras empresas del mismo sector y cuenta con los recursos para implementar este tipo de soluciones, Seguramente esté considerando hacerse con un ERP hecho a la medida.
Entre los beneficios que presenta este tipo de sistema están:
En el caso de los modelos ERP a medida, al generarse su diseño a partir de las propias necesidades de la empresa, el software ayudará a realizar mejor las tareas, ya que se ha adaptado al sistema de trabajo y a las características propias de la organización, proporcionando estabilidad, y creciendo al mismo tiempo que ésta. Además, no se presenta la necesidad de contratar servicios por fuera de mantenimiento con la empresa que lo fabricó, por cuanto este se hace a nivel interno, generalmente por el mismo departamento de informática que lo diseñó. Su funcionalidad se ajusta a lo que ésta necesita, empleando sólo los módulos que son necesarios en esa empresa.
En líneas generales, las actividades a gestionar en una empresa de instalación y mantenimiento son: comercialización, ventas, compras, contabilidad, proyectos a desarrollar o en desarrollo (presupuestos y control de obras) , distribución de equipos, planificación de personal, facturación, cobros, pagos, inventarios, control de almacén, pedidos a proveedores, instalaciones y reparaciones de equipos, certificaciones, entre otras, aspectos que contienen algunos de los paquetes ofrecidos en el mercado. Todo ello dependerá del tipo de empresa: si es una empresa grande o una pequeña, porque las compañías menos ostentosas pueden adaptarse a un paquete estçandar por la ventaja de su costo, y las grandes podrían optar por uno hecho a la medida.
El sector de las empresas de instalación y mantenimiento tiene sus propias necesidades, y a la hora de elegir software de gestión hay que decantarse por uno que se adecúe a esta condición, aunque un programa de gestión pueda ofrecer soluciones reales a las empresas instaladoras del siguiente tipo: instalaciones eléctricas, fontanerías, de climatización, de calefacción, carpintería, aislamientos térmicos y acústicos, pintura, revestimientos de suelos y paredes, entre otras.
La complejidad de su gestión estriba en que se trabaja con modelos o estructuras de corte variable, más aún, en aquellos países donde la economía presenta marcados desequilibrios, lo que trae como consecuencia que los costos experimenten importantes variaciones, desde el momento en que se inician las obras, hasta su total culminación.
De allí la necesidad de contar con esta herramienta de trabajo para establecer conexiones entre los presupuestos de gastos iniciales y las variaciones experimentadas en el trayecto de la realización de las obras, que se integre con los departamentos y tenga la suficiente flexibilidad como para adaptarse de forma ágil a la innovación y los cambios constantes y habituales del sector.
En el mercado, existen ERP especializados en este sector de la instalación; ahora bien, será necesario conocer si ofrecen parametrizaciones que permitan un acceso inmediato a la información centralizada necesaria para tomar decisiones relacionadas con el seguimiento y control sobre los principales aspectos del negocio.
Si la empresa es pequeña o mediana, el sistema modular de algunos programas le puede ofrecer los módulos necesarios para el momento, con la posibilidad de añadir más componentes, a medida que cambien las necesidades de su empresa.
Pero si su empresa es de un mayor rango, cuenta con muchos departamentos, tiene múltiples proyectos que ejecutar, una abultada nómina de personal, mucha maquinaria, una larga lista de materiales y herramientas que requieran aprovisionamiento y depósito, entre otros elementos, puede ser necesario que se diseñe un software hecho a la medida de sus necesidades.
En este post hemos abarcado las diferentes posibilidades de software ERP que nos ofrece el mercado y hemos comparado los sencillos estándares, con los más complejos y personalizados, pero para acabar es necesario preguntarse ¿Qué tan efectiva se pretende que sea la gestión de los recursos de tu compañía? Ya que este aspecto es el que se encarga de enaltecer la figura de los ERP verticales, que gracias a sus continuas mejoras, a petición de sus cientos o miles de usuarios, son capaces de brindar soluciones especializadas, que si bien están por encima de los costos de un software estándar, es una inversión que seguro valdrá la pena por su rápido retorno.
