El área de Recursos Humanos tienen un rol cada vez más importante en las empresas actuales. Con ello se ha mejorado la relación con los trabajadores y la satisfacción de estos hacia la empresa. Sin embargo, también ha supuesto un incremento de los gastos y recursos que es necesario destinar a este departamento.
De esta manera, la gran cantidad de movimientos y tareas que implican a Recursos Humanos, combinados con las complejas leyes actuales sobre manipulación, conservación y destrucción de documentación, han dado lugar a un panorama donde los profesionales del sector deben garantizar la información empresarial se gestiona de forma segura y controlada.
De esta manera, la gran cantidad de movimientos y tareas que implican a Recursos Humanos, combinados con las complejas leyes actuales sobre manipulación, conservación y destrucción de documentación, han dado lugar a un panorama donde los profesionales del sector deben garantizar la información empresarial se gestiona de forma segura y controlada.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental en el contexto de los Recursos Humanos es una tarea de gestión que no repercute directamente en los empleados, pero que es necesario mantener actualizada para que todos los datos del departamento permanezcan seguros y accesibles. Se trata ni más ni menos que del correcto tratamiento de documentos como contratos, nóminas, bajas médicas, despidos, entre otros. Muchos de ellos son documentos personales y sensibles, que deben almacenarse durante el tiempo que establece la ley de cada país y que no pueden perderse o difundirse por accidente.
Principales ventajas de la gestión documental en Recursos Humanos
La gestión documental en este departamento nos asegura el completo historial sobre la empresa y sus trabajadores. La primera ventaja la encontramos en el hecho de que podemos justificar cualquier petición oficial que se haga a la compañía, ya que mantenemos toda la información sobre los empleados y sabemos exactamente cuándo fueron dados de alta o de baja, por qué motivo, solicitudes de vacaciones, bajas médicas, por ejemplo, y hasta publicaciones de comunicaciones de empresa. Conservar toda esta documentación nos ofrece un respaldo legal ante cualquier problema.
Una segunda ventaja es la protección y confidencialidad de los documentos. En el momento en que trabajamos con información digitalizada y bien clasificada, que además nos da opción a generar copias de seguridad, estamos creando un entorno más seguro que si simplemente tuviéramos todos los papeles repartidos en las estanterías de un despacho. De esta forma también se reduce el riesgo de que sean consultados por alguien externo a la gestión de RRHH y que se difunda información sensible sobre los trabajadores o la empresa.
Finalmente, sería necesario comentar una tercera ventaja en el hecho de contar con una suite informática. Estos sistemas aprovechan las ventajas de la digitalización de los datos de Recursos Humanos y ofrecen un Portal del Empleado, donde estos pueden acceder sólo a la información que nos interesa y realizar algunos trámites sin necesidad de contactar directamente con el personal del departamento.
Optimización a través de una suite informática
Por lo tanto, el software especializado en RRHH es una herramienta de gran utilidad en empresas de todos los tamaños. Este Portal del Empleado permite reducir y optimizar las tareas de Recursos Humanos, ya que los trabajadores gestionan por sí mismos sus periodos vacacionales, la gestión de sus nóminas, los horarios de su jornada laboral o la petición de bajas, entre otros aspectos. Con ello se logra que el personal de RRHH sólo necesite aprobar o denegar las peticiones, y que toda la información quede automáticamente registrada en el programa.
Con un sistema de gestión dedicado a Recursos Humanos, se reduce la documentación en papel y las tareas son más fáciles de controlar. Con respecto a cuestiones legales, el portal del empleado de suites como el de HR Infinity de Zucchetti, permiten definir perfiles de acceso a la información o a las aplicaciones en función del cargo de cada empleado.
Sin duda el Portal del Empleado simplifica la gestión documental, mitigando errores en el envío o archivado y automatizando tareas sencillas para optimizar la productividad del área de RRHH.
En Microtech contamos con una solución intuitiva y de fácil implantación, el software de Gestión para RRHH HR Infinity de Zucchetti por lo que te invitamos a contactar con nosotros si quieres conocer más acerca de este producto.
