Cada vez son más las empresas que buscan un aliado informático que proporcione soluciones en el crecimiento y desarrollo en los años venideros de determinada compañía. Cada una de estas empresas están encontrando grandes respuestas en software del tipo ERP’s (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) los cuales permiten integrar un conjunto de funciones y operaciones en un solo software y hacer el manejo de una base de datos única.
¿Realizar la implementación de un ERP para mi empresa es complicado?
La respuesta a esta pregunta es: NO; esto siempre y cuando se elija un ERP adecuado acorde a la metodología de la empresa, tamaño de la compañía, se sepan identificar cada uno de los procesos que realizan actualmente e identificar algunos procesos que se puedan ejecutar a futuro y cerciorarse de que el software cumpla con cada uno de estos parámetros.
La implantación de un ERP es conocido por ser un proceso lento y costoso, sin embargo en los tiempos actuales existe una gran carta de opciones que varian los costes y tiempos de implantación.
¿Cuánto es el tiempo de implantación de ERP a medida?
Una de las preguntas más comunes realizadas por las compañías es ¿Cuánto tarda la implantación del ERP? La respuesta a esta pregunta no es tan sencilla ya que los sistemas ERP's son complejos y el tiempo de implantación depende básicamente del tipo de ERP elegido por la compañía. Los tiempos más largos sin lugar a dudas para la implementación del software son los sistemas ERP a medida o personalizados ya que requieren de un plazo de meses o hasta incluso años. Esta gran cantidad de tiempo invertido se debe a que el programa debe ser desarrollado desde cero y también dependen de la complejidad o no del sistema que requiera determinada compañía para llevar a cabo una correcta integración de todos los procesos.
También existen otros softwares que sirven para cualquier empresa, pero que, sin embargo, son configurables dependiendo de ciertos requerimientos particulares acorde a la compañía, conociéndose estos programas como ERP’s Verticales, cuya implementación es relativamente rápida, y el tiempo de implantación depende básicamente de la cantidad de módulos a instalar, número de adaptaciones, número de licencias, entre otras variables.
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP PERSONALIZADO EN UNA EMPRESA
El sistema de implantación a medida o personalizado no es el ERP mayormente utilizado, ya que según estudios, solo el 21% de las empresas optan por un software de ERP desarrollado a medida, mientras que el otro 79% utiliza un software generalizado que posea ciertos niveles de configuración y que permita añadir módulos que se adapten a determinada empresa. Esto debido a que son principalmente las grandes compañías las que hacen uso de este tipo de software, mientras que las pequeñas y medianas empresas usan ERP’s generalizados, debido a ciertos riesgos que corre la empresa a largo plazo en cuanto a sus operaciones, si el software no resulta bien desarrollado.
Es importante destacar las grandes ventajas que presenta la implantación de un ERP a medida o personalizada y que pueden beneficiar tanto económicamente como en cuanto al funcionamiento de cualquier compañía, y se pueden nombrar las siguientes:
- El desarrollo lo realiza la misma empresa, por lo cual no se paga ningún tipo de licencia.
- Los mantenimientos los realiza la misma empresa.
- El proceso de selección de software es corto.
- Costo de actualización bajo.
- Los funcionamientos se adaptan a las necesidades de la empresa, ya que es diseñado acorde a los requerimientos particulares de la misma.
- Tiene las funciones necesarias para la optimización de procesos de la compañía, y no tiene módulos de más que complican el uso del software, o módulos de menos que hacen que el software ERP esté incompleto para las necesidades de la empresa.
- Un punto muy importante es que la empresa reduce tiempos en capacitación a los nuevos usuarios, puesto que como el software se desarrolla en base a los mismos procesos de la empresa, cada uno de los empleados ya se encuentran familiarizados con cada uno de los procedimientos y fácilmente pueden ejecutar el programa.
La elección de un ERP adecuado para determinada compañía no resulta un trabajo sencillo, sin embargo, ciertas pistas pueden brindar una gran orientación sobre cuál es el mejor tipo de software ERP que la compañía debe usar.
Por ejemplo, unas pistas importantes para conocer si en cierta empresa se debe implantar un ERP a medida o personalizado son las siguientes:
¿Se realizan un conjunto de actividades particulares y ningún otro software cumple con las expectativas deseadas?
¿No se desean cambiar procedimientos definidos?
¿La utilización de determinado software amerita un cambio en la mayoría de los procesos que se ejecutan en la empresa?
¿La empresa dispone de un recurso humano importante que se capaz de desarrollar programas con fluidez y con gran calidad?
Si alguna de estas pistas definen el caso de la empresa, entonces se debe utilizar un ERP a medida o personalizado sin lugar a dudas, de lo contrario es mejor hacer uso de un software generalizado al cual se le puedan hacer modificaciones acorde a la compañía.
Finalmente se puede concluir que el objetivo principal que se debe perseguir al implementar un ERP personalizado es que optimice cada uno de los procesos, mejore la eficiencia de la empresa y la toma de decisiones, además que minimice los errores humanos y reduzca los faltantes en un inventario.
