¿Cómo gestionar los flujos de trabajo para que su implantación sea eficaz?
Como se mencionó anteriormente, la ejecución de Workflows se hace a través de un proceso paso a paso, que requerirá de revisión constante y repetirse las veces que sean necesarias hasta lograr su implantación de manera eficaz.
Dicho proceso se basa en los siguientes pasos:
1 Diseñar un esquema
Empezando desde cero, hay que conocer el proceso que se está a punto de emprender. Para ello, se realiza un esquema que refleje los pasos que se deberán seguir y los distintos escenarios para cada variación que se pueda presentar durante la ejecución. Esto tiene como objetivo controlar las variantes que pudieran surgir en el desarrollo de cada tarea, de manera que cualquier resultado final haya sido previsto.
La correcta ejecución de este paso es vital, pues de aquí se basarán los siguientes pasos. Entonces, si hay un error en la esquematización de los pasos, todo lo que se haga a partir de ese punto, se estará realizando de manera incorrecta.
2 Conocer a los involucrados
Se ha hecho mucho énfasis en el tema, y es que es de suma importancia que los trabajadores sepan reconocer cuáles son las tareas que deberán cumplir en los distintos procesos de la empresa.
Para este proceso en particular, es recomendable que cada empleado involucrado tenga asignada una tarea específica que influirá en el desarrollo del proceso, con una importancia proporcional a su puesto de trabajo.
Es igualmente importante que tanto, el líder como los empleados, estén consientes del plazo con el que se cuenta para la ejecución de cada tarea, y tener presentes los recursos que se necesitarán a lo largo del proyecto.
3 Comprobación
Como hemos dicho, la gestión de un workflow es un proceso que debe repetirse las veces que sean necesarias hasta que los resultado sean los deseados. Por esa razón, este paso representa el punto de prueba que determinará si los pasos anteriores se realizaron de manera adecuada.
Esta comprobación se basa en las pruebas, bien sea con un usuario ficticio, o con muestras de usuarios. La modalidad a utilizar dependerá del criterio de cada empresa.
4 Medir los resultados
Una vez que se ha asegurado la correcta ejecución de los pasos anteriores, se ha llegado al final del proceso, donde se analizará el resultado final.
No existe algo establecido para determinar si el resultado es bueno o malo, pues los objetivos de implementar el workflow depende de cada empresa, por lo tanto, el equipo de trabajo deberá determinar si los resultados fueron los deseados o no.
En caso de no ser así, siempre se puede volver a empezar. Es recomendable comenzar analizando el esquema del primer paso, para asegurarse de que el problema no venga desde la base. A partir de ahí, se analizan cada uno de los pasos hasta dar con el error.
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