La importancia de diseñar e implementar un workflow en los procesos empresariales, se debe a las posibilidades que éste ofrece con respecto a la automatización y organización de las tareas de los distintos departamentos.
No cabe duda que la ejecución de los procesos de negocios de manera automatizada aumenta de manera considerable la eficacia, que se refleja en el resultado final, incrementando la productividad de los responsables de la ejecución de dicho proceso.
La correcta implementación de Workflows para la gestión de Recursos Humanos promete traer muchos beneficios a las empresas. Sin embargo, para lograr entender cómo se gestionan los flujos de trabajo de manera óptima, se deben conocer ciertos aspectos básicos del tema, más allá de las ventajas del workflow.
No cabe duda que la ejecución de los procesos de negocios de manera automatizada aumenta de manera considerable la eficacia, que se refleja en el resultado final, incrementando la productividad de los responsables de la ejecución de dicho proceso.
La correcta implementación de Workflows para la gestión de Recursos Humanos promete traer muchos beneficios a las empresas. Sin embargo, para lograr entender cómo se gestionan los flujos de trabajo de manera óptima, se deben conocer ciertos aspectos básicos del tema, más allá de las ventajas del workflow.
Objetivos de los flujos de trabajo
Resulta evidente que, para tener claro en qué podría beneficiar a una empresa el uso de un flujo de trabajo, es necesario definir los objetivos al implantarlo en el área de recursos humanos.
- Automatizar la ejecución de los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa;
- Aportar facilidad a la movilidad del personal;
- Proporcionar herramientas y estrategias que faciliten el control y el seguimiento constante de los procesamientos que se están llevando a cabo en los diferentes departamentos de la empresa;
- Mejora la atención al cliente, logrando, de manera directa, que los clientes tengan una percepción positiva del servicio ofrecido;
- Facilitar la visibilidad de los procesos;
- Independizar el control y la administración de cada flujo de trabajo;
- Agilizar la circulación de la información;
- División de tareas mucho más clara, según los puestos de trabajo. De esta manera, se facilita también el proceso interno de toma de decisiones.
Aspectos clave para desarrollar un workflow
Es necesario tomar en cuenta ciertos aspectos que serán de vital importancia a la hora de gestionar un workflow dentro de la empresa. Específicamente, ciertas condiciones que serán necesarias para la implantación correcta:
1. Cada trabajador debe tener claras, de manera explícita,sus tareas y el papel que juega dentro de los procesos internos de la empresa.
2. Es necesario que las tareas a ejecutar, al igual que la información documentada, utilicen recursos digitales para manejar la información, incluso antes de comenzar a emplear el flujo de trabajo.
3. Del mismo modo como los trabajadores deben tener claro su deber según su puesto de trabajo, es igualmente necesario informar las tareas que debe realizar cada trabajador durante la ejecución del proceso, especialmente si se trata de uno nuevo, nunca antes realizado por la empresa.
4. Si bien el flujo de trabajo para la gestión de Recursos Humanos tiene la tarea de establecer control, no trabaja por arte de magia. El Workflow requiere de procesos que se debe seguir paso a paso, y mantener el control a través de cada paso es fundamental para lograr cumplir con los objetivos.
1. Cada trabajador debe tener claras, de manera explícita,sus tareas y el papel que juega dentro de los procesos internos de la empresa.
2. Es necesario que las tareas a ejecutar, al igual que la información documentada, utilicen recursos digitales para manejar la información, incluso antes de comenzar a emplear el flujo de trabajo.
3. Del mismo modo como los trabajadores deben tener claro su deber según su puesto de trabajo, es igualmente necesario informar las tareas que debe realizar cada trabajador durante la ejecución del proceso, especialmente si se trata de uno nuevo, nunca antes realizado por la empresa.
4. Si bien el flujo de trabajo para la gestión de Recursos Humanos tiene la tarea de establecer control, no trabaja por arte de magia. El Workflow requiere de procesos que se debe seguir paso a paso, y mantener el control a través de cada paso es fundamental para lograr cumplir con los objetivos.
Si bien, a medida que la empresa crece, también lo hacen los procesos. En este caso, la gestión de los flujos de trabajo puede ser un poco más complicada. Pero para facilitar esta gestión, muchas empresas han incorporado sistemas y herramientas que automaticen aún más cada tarea.
Solo se debe tener presente las funcionalidades clave de un software de RRHH que incluya la función de creación de flujos de trabajo:
- Circuitos de comunicación y autorizaciones entre trabajadores, responsables y el departamento de RRHH.
- Gestiona la presencia: el responsable podrá validar horas extras, ausencias, vacaciones, entre otros.
- Indicadores del estado de Workflow: solicitudes pendientes, aprobadas o rechazadas.
En Microtech contamos con una solución intuitiva y de fácil implantación, el software de Gestión para RRHH HR Infinity de Zucchetti por lo que te invitamos a contactar con nosotros si quieres conocer más acerca de este producto.
