La gestión y el proceso de facturación se presentan como elementos clave para mejorar el circulante y beneficiarnos en la disminución del gasto financiero al reducir las comisiones por crédito o pólizas.
Para algunas empresas a veces resulta difícil encontrar la manera más justa de facturar a los clientes, en especial para aquellas que participan en proyectos con plazos largos y grandes presupuestos. Por un lado, muchos de los clientes no quieren aflojar sus bolsillos hasta que no hayan visto completado el trabajo. En cambio, desde el punto de vista de un proveedor, la no entrada de dinero puede generar dificultad para mantenerse al día con los costos generales que requiere el proyecto.La facturación progresiva: Cobrar por hitos
La facturación progresiva puede ser la solución para situaciones de estancamientos de presupuestos y proyectos. Se trata de un proceso de facturación incremental para clientes con un proyecto a gran escala basado en el porcentaje de trabajo que se ha completado. A medida que se alcanzan varios hitos en el proyecto total, la empresa emite una nueva factura para ese porcentaje de trabajo, y así hasta llegar a la terminación oficial de todo el proyecto.
Es un win-win para empresa y cliente. Por una parte la empresa recibe un flujo continuado de efectivo para llevar acabo el proyecto pudiendo costear todos los recursos necesarios, además de emitir las nóminas para la próxima fase del trabajo y mantener así a todo el equipo motivado. El cliente, por su parte, emite pagos a medida del trabajo que se hace, de forma que si pierde al proveedor, tendría la oportunidad de continuar el proyecto con uno nuevo, con un mínimo de capital perdido.
Precisamente, es en el sector de la construcción e instalación donde más popularidad abarca este método de proceso de facturación. Esto se debe en primer lugar al alto costo de las materias primas, pero sobretodo genera tranquilidad debido a los frecuentes retrasos de pagos que se dan en este sector.
La automatización, solución clave en la mejora de los procesos de gestión y facturación
Automatizar tareas repetitivas debe ser lo primero que cualquier departamento debería primar. Estamos hablando de mejorar los procesos internos de nuestra empresa, tanto a nivel de gestión como operacional. Desde imprimir, separar, ensobrar o archivar hasta automatizar la entrega de nóminas, gestión de vacaciones, bajas, etc. ya sea online o físicamente.
En un departamento de RRHH o en el propio departamento de contabilidad existen millones de tareas, algunas de alto valor y otras de bajo valor. Si nos centramos en las de alto valor, estas son las que proporcionan directamente un beneficio a la empresa o al departamento, como por ejemplo, la contratación de talento, la gestión eficiente de cobros, mejora del circulante, planificación del presupuesto anual, compra de servicios o materia prima, formación constante, conciliación familiar y la remuneración correcta para evitar fuga de talentos.
Las de bajo valor, como por ejemplo, el envío de las nóminas o el punteo de las facturas pendientes de envío, pueden restar tiempo a las de alto valor, entonces ¿Porqué no hacer algo la respecto?
La automatización permite reducir tiempo y evitar errores ganando en eficiencia y además ganamos horas para dedicarnos a tareas de alto valor que siempre repercuten en los beneficios.
GANA HORAS DE ALTO VALOR, AUTOMATIZA LAS DE BAJO VALOR
Hay tareas que repites cada día. No permitas que se adueñen de tu tiempo, elimínalas y encuéntrales un lugar adecuado, ese lugar se llama automatización de procesos.
APROVECHA AL 100% LAS HORAS DE ALTO VALOR
Tareas elefante, son aquellas que te cuestan más de 2 horas pero que son de alto valor para tu departamento o empresa.
INTRODUCE UNA METODOLOGÍA QUE PREMIE LAS TAREAS DE ALTO VALOR
Establecer una metodología que identifique claramente tareas que son imprescindibles para la empresa, por ejemplo, facturar a tiempo y sin errores.
Si somos capaces de identificar aquellos trabajos terminados que deben facturarse, pero a la vez, la información que tenemos sobre ese trabajo nos identifica extras o descuentos, produciremos menos errores y por consiguiente, ganaremos rapidez e imagen delante de nuestro cliente.
El uso de un software puede solucionar la recepción, validación, notificación e integración de toda la información que contiene la factura electrónica, consiguiendo una mejor gestión de nuestra empresa y adquiriendo un control total de lo que se cobra y lo que se paga para minimizar al máximo los errores. En otro post hablaremos sobre qué tipo de softwares nos pueden ayudar.
