La cantidad de información que manejan las empresas en estos tiempos es incalculable. Este tipo de información constantemente aumenta, ya que al vender productos se reciben una serie de datos de los clientes, así como también de los proveedores a los cuales se les realiza la compra de materia prima o de determinado insumo. Todo este conjunto de información hace que se vayan creando bases de datos cada vez más robustas, porque cada vez que la empresa va creciendo lo hace igualmente la información.
Muchas veces hemos escuchado un refrán que dice “El conocimiento es poder”, lo que significa que mientras más conocimiento o información tenga una persona o empresa sobre algo o alguien pues más poder tendrá sobre ese algo o alguien, por lo cual se hace imprescindible y extremadamente valioso mantener todo tipo de información de la empresa protegida, para así garantizar su supervivencia y éxito, sobre todo actualmente, donde la competencia entre compañías es cada vez más fuerte.
Proteger la base de datos de la empresa se traduce en proteger el funcionamiento de la misma, puesto que se evita la pérdida de información, comercial, financiera o de cualquier otra índole, provocada por la desaparición de archivos o datos específicos.
Una gran parte de las empresas no son conscientes de la gran información de terceros que poseen, ni tampoco son conscientes de la gran cantidad de información que estos datos aportan sobre determinada empresa, por lo que es mucho más que recomendable utilizar un software ERP, que organizará toda esa gigantesca nube de información en su propio banco de datos, el cual es más sencillo proteger, esto puede ayudar a determinar desde algo tan sencillo como los gustos que poseen determinados compradores hasta llegar a estimar las ventas a futuro que se puedan llegar a tener.
Las empresas pueden ver afectada la privacidad de la información de distintas formas: una con la información relacionada con aspectos propiamente de la empresa, como por ejemplo, en una empresa de fabricación y montaje, las compras que realiza mensualmente de materia prima, la producción anual, cantidad de proveedores y de clientes atendidos en el montaje de los productos, entre otros. También puede verse afectado con la pérdida de información sobre la privacidad de los clientes como correos electrónicos, teléfonos, etc.
Consejos útiles para proteger el banco de datos de una empresa B2B (Business to Business)
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Debe haber una integración de datos en una base de datos única que sea robusta. Esto pasa en muchas empresas, las cuales manejan una carta bastante grande de programas y no tienen integración entre ellos, lo cual hace lenta la accesibilidad a la información y además debilita el resguardo de los datos. Actualmente, gracias al software ERP, es relativamente bastante sencillo lograr la integración de la información en una base de datos única, que permite hacer más fácil la toma de decisiones, acceder a la información y la seguridad de los datos es bastante confiable.
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A través de este manejo de datos integrados la información es más fiable y el intercambio de información entre empleados está restringida, pudiendo compartir solo lo que sea estrictamente necesario para el buen desarrollo de la empresa.
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Gracias al eficiente intercambio de datos y distintos niveles de seguridad de este tipo de software, garantizan el cumplimiento de las políticas de privacidad de datos.
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Se debe realizar un encriptación del banco de datos, de esta manera lograremos que la información sea confidencial, asegurando que los datos estarán más seguros ante cualquier ataque que pudiera ocurrir. Esta encriptación consiste en proteger los datos mediante algoritmos y lograr que los datos solo sean leídos por personal calificado que conozcan la clave. Actualmente, existe otro tipo de seguridad que es el cifrado asimétrico, el cual es más complejo en vista de que cuenta con dos tipos de claves: Inicialmente una clave para cifrar los datos y finalmente otra clave para el descifrado de la información, por lo cual los datos están doblemente protegidos.
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Un punto también importante es la información que ya está obsoleta o que no se utiliza, la cual puede ser destruida. Es importante estar completamente claro que la información a destruir es obsoleta y estar totalmente seguro que no se va a usar en el futuro.
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Los bancos de datos comerciales deben ser registrados en entes oficiales de protección de datos, para reducir las probabilidades de robo empresarial y en el último de los casos que ocurran poder ejercer medidas legales en contra de los hackers. Estas leyes son muy variables acorde al país, por lo tanto es conveniente realizar una investigación profunda para ver cuál ente es el más propicio para otorgar protección.
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También esta base de datos debe ser protegida desde dentro, es decir, ocultar o restringir cualquier información que sea vital para la empresa para poder disminuir el riesgo de pérdida de datos o incluso el riesgo de que algún empleado que no esté autorizado los pueda modificar. Para este fin, se pueden crear contraseñas que sean bastantes robustas y que solo las conozcan el personal que sea estrictamente autorizado, mientras que el personal no autorizado solo deberá poder ingresar datos y no más allá de eso.
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Hacer mantenimientos constantes de los protocolos de protección, así como también tener el sistema operativo actualizado ayudará mucho a la seguridad de la base de datos de la empresa.
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En caso que terceras empresas tengan la necesidad de acceder a la base de datos por determinadas circunstancias, es importante firmar un acuerdo de confidencialidad.
Por todo esto, la búsqueda de la protección de los datos de los clientes y la seguridad informática de la empresa es una variable que no se debe dejar al azar, y debe ser un factor a ser siempre tomado en cuenta.
