La tecnología en las empresas es algo, que sin duda alguna, ninguna Pyme puede evadir en la era en que vivimos, porque existen software capaces de elevar la producción de la compañía sin importar el sector en el cual trabaje, ya sea una empresa distribuidora, empresa instaladora, una empresa de obras y servicios o cualquier otra que requiera de automatizar e integrar los procesos para un óptimo desarrollo.
Los softwares ERP para Pymes son una de las herramientas más usadas por las compañías para conseguir un rápido crecimiento, ser sostenible a través del tiempo, lograr la mayor eficiencia en los procesos y además mantenerse por encima de los competidores.
Sin embargo, la empresa al momento de tomar la decisión sobre la implantación de un software ERP tiene muchos interrogantes que debe resolver ¿Qué tipo de ERP debo elegir? ¿Es el momento conveniente de implantarlo? ¿Qué beneficios traerá a la empresa el software de gestión empresarial? Y además se debe preguntar ¿Se debe elegir un software ERP comprado o se debe elegir un software de gestión empresarial que sea alquilado?
No cabe duda de que de las cuestiones planteadas anteriormente, la que posee mayor importancia es la última, porque a pesar de lo que se suele creer, los software ERP que son comprados no cuentan con los mismos beneficios que los software de gestión empresarial que son alquilados, por lo tanto es importante conocer cada una de sus características:
SOFTWARE ERP ALQUILADO
Este tipo de ERP consiste en que el proveedor del software otorga la licencia sin coste alguno, sin embargo, la empresa fabricante del programa obtiene ganancias por el mantenimiento, por el alquiler del servidor para el almacenamiento de datos, por tener acceso a determinadas funciones, entre otros.
En otras palabras, la compañía no tiene que desembolsar en un inicio grandes sumas de dinero para poder hacer uso del programa ERP, así como tampoco tendrá dolores de cabeza por actualización o mantenimientos. Con el constante incremento de empresas que almacenan datos en la nube, ha contribuido en que el software alquilado sea uno de los futuros del software ERP.
Entre algunos de los beneficios más importantes que aporta este tipo de software se encuentran:
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No tener servidores dentro de la compañía, por lo que es posible evitar los costos de personal capacitado para realizarles el mantenimiento cada cierto tiempo. Asimismo se evaden las constantes actualizaciones de software, así como también se logra disponer de más espacio en las instalaciones de la compañía.
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Los servidores de las compañías que ofrecen este servicio cuentan con políticas de seguridad muy altas, comparables con los códigos de encriptación que usan los bancos, por lo cual los datos de la empresa contratante estarán totalmente resguardados. Además, el mantenimiento también va por parte de la empresa suministradora, quien se encargará de que sean hechos de manera estricta y constante.
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Como ya se mencionó anteriormente, el costo inicial será nulo, pese a esto, mensualmente se cobrará una cuota por cada uno de los distintos servicios que consuma la empresa, es decir, la facturación será acorde al número de módulos usados, cantidad de almacenaje usado, cantidad de usuarios que hacen uso del software ERP, entre otros.
La inversión a largo plazo puede también llegar a ser menor, esto debido a que el desembolso inicial de un software de gestión empresarial pago es alto, además de que también requerirá de contratar personal para realizar el mantenimiento y actualizaciones.
SOFTWARE ERP COMPRADO
Este modelo de software tradicional ofrece otra serie de beneficios y desventajas las cuales se nombran a continuación:
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El software ERP será pagado únicamente por la compañía distribuidora, compañía instaladora, compañía de obras y servicios o cualquier otra empresa, no obstante, al transcurrir el tiempo también debe contar con personal de mantenimiento, por lo cual tiene otros costos asociados.
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Como los servidores estarán en una red local, la velocidad en la transmisión de datos es rápida, puesto que los datos no deben viajar largas distancias hacia el punto donde se encuentre ubicado el servidor, sin embargo, tiene la desventaja que se debe realizar una inversión importante en redes, servidores, comunicaciones, etc.
Son una gran opción para aquellas empresas que requieren de un software de gestión empresarial a medida.
