Es un hecho que las soluciones digitales están ganando cada vez mayor relevancia en todos los sectores del mercado, como el de la distribución. Esto se debe, fundamentalmente, a que los procesos de transformación digital están empezando a considerarse imprescindibles dentro del sector debido al ahorro de costes y a la mayor eficiencia que posibilita a medio y largo plazo.
Los retos derivados de esta transformación digital requieren de tecnologías de fácil implantación y manejo que puedan optimizar la atención a clientes y una entrega eficaz de los servicios. Las oportunidades son muchas, por ello queremos hablarte de las ventajas de comenzar un proceso de digitalización, especialmente a través de un sistema ERP.
¿Qué se entiende por digitalización en la distribución?
La digitalización en el sector de la distribución es un proceso mediante el cual los documentos en papel utilizados son escaneados e introducidos en una base de datos virtual. De este modo, resultan mucho más accesibles a través de ordenadores y dispositivos móviles. Pensar en digitalizar estos datos supone mayor agilidad en entregas y por supuesto, el control de stock y pedidos.
Pero no solo eso. A través de los programas de gestión ERP, es posible automatizar este proceso de cara al futuro, es decir, empezar a trabajar exclusivamente a través de medios digitales. Esto supondría, por ejemplo, que a partir de su implantación solo se emitiesen facturas, albaranes y demás documentos en formato digital.
¿Qué ventajas ofrece la digitalización a las empresas distribuidoras?
Veamos los beneficios más importantes:
- Reducción de los costes. Al digitalizar los procesos y los documentos, los gastos de gestión bajan considerablemente ya que hace falta menos personal para tratarlos. Además, el cliente puede acceder a sus facturas, albaranes y órdenes de compra de manera más sencilla y en cualquier momento y desde distintos dispositivos.
- Automatización de los procesos. Al almacenar los documentos dentro de una base de datos virtual, muchos de los procesos cotidianos de cualquier empresa de distribución pueden ser realizados sin intervención humana. Por ejemplo, un sistema ERP que incluya esta característica puede registrar las entradas y salidas de stock de los almacenes o los gastos y los ingresos del negocio.
- Mayor eficiencia. Evidentemente, los ERP en la distribución permiten a los trabajadores involucrados en la distribución acceder a cualquier documento que necesiten desde cualquier lugar. Para ello, solo necesitan un smartphone o una tablet con conexión a Internet. Por otro lado, la seguridad está garantizada ya que se pueden gestionar los permisos de accesos para cada usuario o módulo.
- Control total. Al digitalizar los documentos, estos pueden encontrarse y gestionarse de un modo más fácil y rápido. De hecho, a través de los softwares ERP, es posible adjuntar metadatos que faciliten su análisis a través de dashboards específicos y métricas detalladas.
En definitiva, digitalizar los procesos se ha convertido en una auténtica necesidad para las empresas dentro del sector de la distribución. Y es que ofrece una gran variedad de ventajas tanto para la propia empresa como para sus clientes al permitir un acceso más sencillo a la información y una gestión mucho más eficiente. Sin embargo, para conseguirlo, contar con un programa ERP resulta fundamental. Puede suponer una inversión a corto plazo, pero su rentabilidad con el paso del tiempo está fuera de toda duda.
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