La gestión de los artículos de almacén puede ser una tarea difícil de llevar a cabo. Sobre todo, si se trata de hacerlo mediante los pasos tradicionales, los que son necesarios únicamente al principio si se quiere hacer uso de una herramienta para la gestión automatizada, de lo que te hablaremos en este artículo.
Quizás pienses que una empresa pequeña no necesita de herramientas o recursos de apoyo para realizar esta labor, pero la verdad es que para poder generar crecimiento en tu empresa debes pensar en automatizar las actividades claves de control, gestión y organización, de manera que así puedas ganar tiempo y ser más eficaz, lo que te dará espacio para pensar e implementar estrategias de ventas, entre otras cosas.
Como ya sabemos, un almacén es un espacio clave y fundamental en todo tipo de empresa que requiera de cierta cantidad de inventario. Sin importar qué es lo que está destinado al almacén, es importante que este espacio esté bien organizado y que posibilite el acceso rápido al inventario.
Pasos tradicionales para la gestión y organización de artículos de almacén
Encontrarás que los siguientes pasos podrían tomarte cantidades de días, y probablemente, si durante el proceso de gestión y organización cometes un error, te tocará repetir cada paso una y otra vez.
Lo primero es hacer un inventario de los artículos en almacén, totalizando así el inventario. Al identificar las cantidades, sabrás qué productos específicos debes ofrecer con más fuerza, gestionando ofertas, por ejemplo.
En segundo lugar, debes quitar los productos en el almacén, en determinado lugar, y moverlo a otro lugar externo al almacén, de manera que así puedes introducirlo de nuevo mientras haces el conteo, reorganizándolos.
Lo tercero que debes tomar en cuenta es que hay que dividir el inventario en categorías, que permitan identificar los productos por tipo, tamaño, frecuencia de uso, entre otras cosas. Los elementos que más se utilizan son los que reubicarás en un área de fácil acceso.
En el almacén deberás etiquetar los artículos por sección, de manera que así podrás encontrarlos más fácilmente gracias al orden en el que están etiquetados los artículos. Por eso es importante que se clasifique la mercancía dentro del almacén, esto podría hacerse mediante un sistema de codificación, lo cual facilitaría la administración del inventario.
Sin software no hay gestión de almacén
Los pasos anteriores son la forma tradicional de realizar una gestión de almacén, sin embargo, si se hace de esa manera con la intención de repetir ese tipo de gestión trimestral o semestral e incluso anualmente, en realidad no se tiene una gestión, sino que se hace una acción de inventario periódicamente.
Esto quita tiempo, pues el personal deberá abocarse a esta labor dificultando que otros procesos se cumplan de manera eficaz.
Es por eso que sin software no hay gestión. Ante la pregunta de cómo se puede gestionar y organizar los artículos de almacén, la respuesta es a través de un software.
Teniendo en mente que el objetivo principal de la gestión de un almacén que se pueda llevar a cabo mejores condiciones en la acción de recepción y suministro de las mercancías, hay que pensar en gestión en términos de seguimiento.
No se puede depender de obtener y tener acceso a las condiciones del almacén cada cierto tiempo, una buena gestión requiere que se tenga acceso inmediato a la información real de las condiciones del almacén cuantas veces sea necesario, es decir, en cualquier momento y circunstancia.
Para lograrlo, lo mejor es contar con herramientas informáticas que faciliten el acceso a la información y la mantenga actualizada, sin necesidad de que un empleado por su ausencia durante un inventario tradicional sea la causa del entorpecimiento del proceso de venta o el buen funcionamiento de la empresa y sus operaciones.
Con un software para la gestión y organización de los artículos de almacén, se facilita la preparación de los pedidos realizados, ya que el mismo sistema es capaz de guiar a los operarios hacia donde se encuentran ubicados con exactitud los artículos que se necesitan para cerrar el albarán.
Además, este software permite la comunicación entre la información del almacén y otros dispositivos.
