Realizar la implantación de un ERP no solo requiere de gran dedicación de tiempo, sino que también requiere de una inversión económica importante, sin embargo, gracias a los adelantos tecnológicos que existen estos costes se han visto reducidos.
Cuando una empresa se encuentra en el proceso de elección de un software de gestión empresarial uno de los puntos más limitantes es el coste que éste pueda tener, por lo cual es importante conocer cuánta inversión requerirá.
Esta pregunta es muy difícil de responder, por lo cual resulta imposible dar un precio estimado sin conocer las características particulares y necesidades de cada una de las empresas que requieren de un software ERP.
¿Por qué? Pues muy fácil… Si una empresa no cuenta con muchos procesos, el coste del ERP será más bajo. En contraparte, si se tiene una empresa muy grande que posee muchos procesos, el software de gestión empresarial requerirá muchas más funciones, en consecuencia, los costes se verán incrementados.
Los costes también varían si se utiliza un software ERP que es instalado en los ordenadores de la empresa (ERP on-premise) o si se utiliza un ERP que se ejecute a través de la nube (ERP Cloud).
Por ejemplo, durante el primer año, los gastos para un ERP on-premise son distribuidos generalmente de la siguiente forma: el coste que se invierte, para obtener la licencia, será aproximadamente un 20% del presupuesto total y es justamente ese mismo valor el que se invierte para la capacitación del personal en el manejo del software. De igual forma, un 15% del presupuesto total será para la adquisición de equipos, un 20% más para el mantenimiento, otro 15% en consultorías y el 10% restante en gastos varios.
Por el contrario, si se tiene un software ERP en la nube, los gastos serán repartidos de la siguiente manera: un 30% del presupuesto total deberá ser invertido en gastos de suscripción, los cuales son realizados de forma mensual, además, deberá invertir 30% del presupuesto en el hardware necesario, 30% en consultorías y un 10% en otros gastos. En este tipo de software el mantenimiento es realizado por la compañía proveedora del servicio.
A continuación, se explican cada uno de estos costes:
Una alternativa es instalar un software ERP con código abierto, sin embargo, no son muy recomendables para las grandes empresas. A su vez, los ERP para pymes que se encuentran alojados en la nube no requieren de un gasto inicial en licencias alto, pero si tiene costes mensuales relacionados con el alquiler del programa.
Los softwares ERP que están alojados en la nube no requieren de estos gastos. Esto se debe a que los mismos están incluidos en el coste mensual por el alquiler del programa.
Es importante tener en cuenta que los otros gastos que puede tener la empresa son: migraciones y conversiones de datos no estructurados, reingeniería de algunos procesos internos, integración de programas existentes con el software ERP, etc.