Cada vez en el mundo son más las empresas de fabricación y montaje, empresas instaladoras, empresas distribuidoras o empresas de obras y servicios que necesitan de ayuda computacional para lograr integrar los procesos que se realizan en dichas compañías y de esta forma obtener el máximo desempeño de los procesos, una optimización de stock, control de los materiales e incremento en productividad.
Al lograr integrar ciertas áreas de cualquier industria como son producción, logística, distribución, inventario, contabilidad, entre otras áreas, se logra automatizar los procesos, facilitando la toma de decisiones y recortando los lapsos de tiempo en los ciclos de producción.
El inventario o stock de una empresa es uno de los puntos más importantes que se deben tener en cuenta, ya que el nivel de stock supone generalmente la mayor inversión de una empresa, la cual puede abarcar una cantidad superior al 50% del total de activos de una empresa distribuidora.
Disponer de un inventario que sea totalmente real y a la vez exacto no es algo alcanzable, pero esto no implica que no se pueda lograr una gran confiabilidad en determinadas empresas, siempre y cuando se tenga una buena mecanización de los datos. Por ejemplo, existen diferencias en las dificultades que pueda presentar la mecanización de estos datos según la empresa que se tenga, ya que si se tiene una empresa de fabricación o montaje donde existen una gran cantidad de procesos y por ende un inventario mucho mayor, la mecanización de datos será menos confiable que una empresa de distribución donde la simplicidad de procesos es mucho mayor.
¿Por qué ocurre esta diferencia?
Principalmente la diferencia se debe a que la empresa de fabricación y montaje, tiene muchos pedidos distintos, teniendo un conjunto de variantes para cada uno de los pedidos. Por ejemplo, una empresa de fabricación de transformadores eléctricos necesita fabricar transformadores para distintos tipos de voltaje, mientras más alto sea el voltaje, se incrementa el tamaño de los bobinados, núcleos, aisladores, entre otros componentes. Cada uno de estos transformadores requerirá de muchas partes causando un aumento en la diversidad de movimientos que ocurran entre almacenes, incrementarán las órdenes de compra necesarias, entre otros muchos factores que pueden ocasionar errores de control en el almacén, trayendo como consecuencia que se tenga una gran parte del stock no actualizado.
En contra parte se tienen a las empresas distribuidoras, cuya simplicidad en la gran mayoría de los procesos facilita el control del inventario y tener los stocks actualizados resulta más fácil.
Disponer de un módulo en el software ERP para el control de inventarios tiene muchas ventajas, entre las cuales destacan el control de existencias en almacén, seguimiento de números de serie, utilidades de valoración para comprender el costo económico de la existencia disponible, capacidad de hacer seguimiento y gestionar compras cuando sean necesarias, entre muchas otras ventajas.
¿Cuáles riesgos y desventajas sufre una empresa al no tener stocks actualizados?
Para responder a esta pregunta tan importante se enumeran un conjunto de riesgos los cuales son de suma importancia prevenir:
- Tiene como consecuencia principal que el almacén se encuentre saturado con un mismo material o pieza, ocupando un espacio innecesario que puede ser llenado por otro material, además de esto se tienen costos adicionales ya que se está usando el capital de forma inadecuada, sin contar los costos extras por almacenamiento y si el material no tiene una salida rápida en el proceso de producción este “sobrestock” puede terminar en pérdidas ya que el material se puede vencer.
- También puede ocurrir el caso contrario, es decir, que se llegue al punto de que el material se haya agotado y no se tenga disponibilidad, trayendo incomodidades para el cliente ya que se alargan los plazos de entrega de determinado producto, donde el único afectado realmente es la compañía, lo cual se traduce en pérdida de imagen.
- Otro punto importante son las pérdidas de tiempo en búsquedas de materiales que se creen que puedan existir o no aun en el stock.
- Visto desde el punto económico, la valoración de los inventarios no sería consecuente con el inventario real, impactando en los balances contables.
- Dificultad para responder a tiempo a los clientes, en vista de que el proceso de producción puede ser paralizado por la falta de algún material, aumentando los tiempos de respuesta y disminuyendo la cartera de clientes.
Si bien es importante que las empresas deben tratar en reducir costos para obtener el máximo de ganancias, se debe tener un stock actualizado para no detener la productividad y asegurar la satisfacción del cliente.
Trabajar con inventarios consiste básicamente en poder contar con un stock mínimo, y que pueda contar con una reposición confiable y oportuna de los materiales para evitar cualquier tipo de inconveniente. Se deben realizar un conjunto de acuerdos con los proveedores, que ofrezcan ciertos beneficios al realizar compras en volumen, como por ejemplo, mejores ofertas en los precios o algunas formas de pago, que permitan a la empresa brindar una buena gestión financiera.
Resulta de vital importancia conocer lo que hay en los almacenes y de cuales materiales o productos se disponen para gestionar el flujo de mercancías a través del ciclo productivo.
Por ello, siempre es importante tener actualizado el stock, ya que de lo contrario, se puede entrar en una dinámica donde la empresa puede tener gastos innecesarios, o por el contrario podría terminar fallándole a los clientes de mayor fidelidad.
