Para ello es imprescindible llevar una rigurosa planificación de tareas y un seguimiento exhaustivo de los turnos laborales. Esto es posible con la implementación de unos cuadrantes de trabajo de calidad que optimicen los recursos humanos disponibles.
Contar con el software adecuado
Hay empresas que llevan el control y la gestión de los cuadrantes de trabajo con programas genéricos (Access o Excel, en su mayoría) y hay otras que disponen de soluciones propias, ya sea de desarrolladas por ellos mismos o externalizadas. Lo importante es registrar el trabajo realizado (y por realizar) de una forma eficiente.
Lo ideal es que este software pueda ser utilizado por las personas responsables de la gestión de RRHH de forma intuitiva y ordenada. Al final lo que buscamos es rentabilizar al máximo el potencial de nuestra plantilla.
Son muchas las variables a tener en cuenta en la planificación de tareas: la carga de trabajo, las horas anuales disponibles, los objetivos empresariales, las vacaciones que marcan los convenios laborales, el tipo de jornada laboral de cada empleado (medio jornada, jornada completa, etc) o las horas totales de apertura de la empresa, etc. Existen los turnos rotativos, cuya entrada y salida a la empresa va variando cada semana, y los turnos estáticos, cuyo horario siempre es el mismo.
Será imprescindible, por tanto, disponer de una plantilla de cuadrantes de trabajo que sea editable y que podamos modificar cuantas veces queramos pues nos vamos a encontrar una y otra vez con cambios que tendremos que solucionar sobre la marcha: picos de trabajo, contrataciones, despidos, horarios de verano, de invierno... etc.
Planificar para optimizar
Una de las principales funciones de los cuadrantes de tareas es recolectar toda la información durante los turnos de trabajo. Lo que hace que un cuadrante sea más eficaz es la capacidad de ser consultado en cualquier momento por todos los empleados e, incluso, realizar cambios si es necesario. La organización a través de este sistema permite una relación de tareas más clara y eficiente.
Pero no solo se obtienen estos beneficios. Además de una mejor organización, los cuadrantes permiten disminuir el tiempo entre tareas, mejor conteo de las horas trabajadas o encontrar puntos a mejorar o problemáticas en los diferentes procesos empresariales. Por supuesto, también es una forma ágil de gestionar los registros de jornada laboral y cumplimentar el marco legal vigente.
Una herramienta que facilite el control de cuadrantes
Como ya mencionamos, es esencial disponer de una plantilla de cuadrantes fácil de usar y editar. En la actualidad muchas empresas ya cuentan con herramientas digitales que les permiten realizar esta acción de una forma más rápida. Un buen ejemplo es un módulo de planificación incluido en una suite informática para RRHH, el cual permite a los directores de área asignar recursos y programar tiempos y turnos.
De cara al control horario, es importante que un módulo de planificación nos permita gestionar los cambios de última hora y verificar el tiempo trabajado. Por otro lado, el trabajo también debe contar con el acceso a sus datos como, las actividades asignadas y la información relacionada a cada tarea. ¿Qué obtenemos con estas funcionalidades?
- Mejoras en productividad y calidad de servicio.
- Ahorro en tiempos.
- Exactitud en métricas o KPI's de productividad y calidad.
Por último, no olvidemos la importancia de poder acceder desde cualquier dispositivo. De esta forma estaremos seguros que toda la información es consultada y que cada proceso puede ser completado de forma correcta.
En Microtech contamos con una solución intuitiva y de fácil implantación, el software de Gestión para RRHH HR Infinity de Zucchetti por lo que te invitamos a contactar con nosotros si quieres conocer más acerca de este producto.
