Las empresas avanzan a pasos agigantados hacia la digitalización de todos sus procesos, por lo que la facturación no podía quedarse atrás. Cada día más software CRM, sistemas de gestión ERP y otras aplicaciones a medida, se desarrollan para facilitar los procesos empresariales, incluyendo la gestión de facturación.
Te mostramos las características de un sistema automatizado de facturación, las ventajas que presenta y cómo implementar un sistema personalizado para tu empresa.
¿Por qué avanzar hacia la facturación automática?
Automatizar procesos, como la facturación, permite liberar tiempo en el recurso humano. De esta manera el personal puede dedicarse a acciones estratégicas fundamentales, que se traducen a la larga en mayor productividad y efectividad en la gestión de la empresa.
Además, al implementar sistemas automáticos se elimina la posibilidad del error humano, se agilizan los procesos relacionados y se reducen los costes. Es un hecho que los sistemas de gestión de facturación, integrados a la empresa, son seguros y simples de manejar.
Implementar un sistema automatizado de facturación implica la centralización de la información de los productos (inventario y precios) y mejora del flujo de información entre los distintos departamentos, lo que se traduce en un mayor control de los proceso del negocio.
Características de la facturación automática
Si tomamos en cuenta que una factura es un documento mercantil que refleja toda la información de la compra de bienes o servicios, la facturación automática no dista mucho de este concepto, sino que suma sus beneficios potenciales.
Entre sus características destacan:
- Además de su validez comercial, tiene validez fiscal y legal.
- Genera la numeración correlativa correspondiente, de acuerdo a las exigencias fiscales. Además, incluye los datos horarios automáticamente.
- Permite generar fichas de clientes, manteniendo sus datos y evitando la carga repetitiva con cada facturación.
- Mantiene las diferentes condiciones comerciales, a las que está sujeta cada transacción, de acuerdo al cliente particular.
- Calcula automáticamente el importe de los impuestos.
- Cuenta con información centralizada del stock disponible, pudiendo unificar la información de diferentes depósitos y manejar las diferentes listas de precios de la mercancía asociada a la empresa.
- Incluye información completa de la transacción comercial realizada.
- Puede programar el envío de facturas en compras recurrentes o periódicas.
Claves en la gestión de facturación efectiva
Acceder a las ventajas de la facturación automatizada es posible gracias a la disponibilidad de los software de gestión ERP, los cuales se pueden personalizar para adaptar el sistema a las necesidades de un tipo de empresa en particular y cubrir el renglón de facturación.
En el sector de instaladoras de obras y servicios, un ERP es ideal para cubrir todas las funcionalidades de las empresas, como son las compras, recursos humanos, digitalización de archivos, coordinación de equipos de trabajo, creación de presupuestos y planificación, entre otros.
Antes de elegir una herramienta para implantar la facturación automática es recomendable verificar que incluya estas tres funcionalidades principales:
- Gestión de Prefacturas: desde su elaboración hasta el seguimiento de la aprobación y su registro como factura "definitiva".
- Estimaciones de los importes a facturar, referentes a las obras en marcha o programadas.
- Facturar de forma automática los trabajos finalizados y aprobados por cada cliente.
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