Tener un software ERP es una solución que toda empresa debería implantar, es decir, bien sea una empresa instaladora, una empresa de obras y servicios o una empresa distribuidora, el ERP agilizará e integrará cada uno de los procesos aumentando la producción y haciendo que la compañía resalte de los competidores.
Como el mercado se encuentra saturado de programas ERP´s resulta importante evaluar cuáles son los criterios que una pequeña y mediana empresa debe tomar en cuenta para la adquisición del software.
Los esfuerzos de la compañía siempre deben ir orientados en conseguir un software capaz de adaptarse a la empresa, a sus procesos y requerimientos para que pueda ser explotado al máximo y de esta forma la empresa no lo adquiera únicamente para usar unos pocos módulos.
Por consiguiente, la empresa debe hacer una exhaustiva investigación sobre los distintos tipos de ERP existentes, reuniones con proveedores del software, ver demos, evaluar los resultados que tuvo el software ERP en otra empresa, evaluar la integración con otros sistemas, entre muchos otros factores.
Los criterios tanto tecnológicos como funcionales que se tomen en cuenta para elegir el software ERP para Pymes puede ahorrar costos a futuro tanto de infraestructura como de mantenimiento informático, por lo cual a continuación se darán pautas para que las Pymes las tomen en cuenta y elijan correctamente el software ERP.
CUÁLES SON LOS 5 CRITERIOS TECNOLOGICOS MÁS IMPORTANTES
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Un software de gestión empresarial debe ser multiplataforma para que se pueda adaptar a los distintos sistemas operativos que existen y sobre todo debe ser actualizable. En la actualidad, con los grandes avances que se tienen, un software que funcione únicamente con Windows, solo por mencionar algún ejemplo, es una gran desventaja. Es sumamente importante que un programa ERP pueda trabajar también con MacOS entre muchos otros, inclusive de ser posible que sea compatible con dispositivos móviles como Android, iOS, etc. Además, debe ser actualizable remotamente para poder realizar la corrección de errores que pueda tener el software ERP, es decir, es necesario que el programa que se elija no este estático a los avances tecnológicos del presente.
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Un punto que se debe tomar en cuenta es que la tecnología o código fuente que se utilice en el ERP sea estándar, para evitar que la compañía se case con un proveedor de servicio, ya que sería el único capaz de realizar los mantenimientos. Ahora, si se usa un código que sea estándar se puede capacitar a personal propio para realizar estos mantenimientos o en su defecto realizar un contrato con un proveedor de ERP
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Es realmente interesante que el ERP que se implemente sea multicapa, es decir, que sus módulos se encuentren seccionados. Esto permite que se simplifiquen los trabajos de mantenimiento y correcciones de errores.
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La adaptación es muy importante, si tomamos en cuenta el ritmo vertiginoso con el que aparecen nuevas funcionalidades y tecnologías, en cuanto a software se refiere. Antes de decantarse por un programa específico de gestión empresarial, debemos verificar que nuestro proveedor nos garantice la adaptación en distintos dispositivos, así como la actualización de sus funcionalidades.
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Es muy conveniente que los ERP dispongan de conectividad con otras herramientas de ofimática, que nos facilite la realización de tareas, como campañas de email, reportes y otras actividades, que puedan generar cierta dependencia del proveedor de software.
CUÁLES SON LOS ASPECTOS FUNCIONALES MAS IMPORTANTES AL MOMENTO DE ELEGIR EL SOFTWARE ERP
En este apartado se mencionaran todas las características referentes a las funciones. Este criterio suele estar muchas veces por encima del criterio tecnológico por lo cual es importante tener en cuenta las siguientes indicaciones:
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El software ERP debe ser global, es decir, debe contener todas y cada una de las áreas que maneja la empresa, agrupándolos en módulos y además hacer que la toma de decisiones sea sencilla. De existir algún departamento que no se encuentre disponible en el software resulta conveniente participarlo al proveedor del software.
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El programa de gestión empresarial no debe ser complejo de usar y debería poder ser usado por todos los empleados sin ningún tipo de complicación, puesto que sino puede causar rechazo por parte del empleado.
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Además, debe ser modificable, es decir, ver hasta qué punto se adapta el software y ver qué tanta necesidad de añadir otros módulos requiere. También que permita la adición de nuevos usuarios o de inclusive nuevos servidores que se puedan utilizar para las bases de datos.
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Finalmente como otro de los puntos a destacar se puede mencionar que el software ERP debe permitir la facilidad de comunicación con otros programas, para permitir exportar datos y ser vistos a través de otras aplicaciones.
Todos estos criterios son importantes tenerlos en cuenta, sin embargo, no todas las empresas funcionan igual y puede ser que un criterio que funcione para determinada empresa, para otra quizás no sea necesaria. Lo importante es que la empresa evalúe estos puntos de forma clara y pueda elegir el ERP que más se adapte a las necesidades de la compañía.
