Realizar la implantación de un ERP es uno de las decisiones más importantes que puede tomar una empresa sin importar el sector en el cual se desenvuelva, siempre debe leer de pies a cabeza el contrato de un software ERP.
Muchas veces las empresas pecan en confianza y aceptan el contrato de buenas a primeras, sin saber todas las consecuencias que eso puede traer. Por lo tanto, es importante tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
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Las empresas deben leer estos contratos detenidamente e invertir el tiempo necesario para ello. Estos contratos son de larga longitud, pero independientemente de que pueda parecer una tarea aburrida, es de suma importancia estudiar y comprender cada uno de los detalles que allí se explican.
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Siempre es significativo contar con asesoría legal con experiencia en el tema. Esto debido a que el lenguaje utilizado en estos contratos muchas veces puede ser incomprendido tanto por la empresa como por abogados que no se manejen en este ámbito.
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Muchas empresas después de haber firmado el contrato se olvidan de éste y lo guardan en cajas que son colocadas en depósitos y al transcurrir el tiempo se extravían. Este documento es de suma importancia y siempre deben estar guardados en lugares que sean visibles y totalmente identificados, de tal forma que pueda ubicarse fácilmente cuando se necesite.
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Es conveniente que el contrato sea leído por personal técnico de confianza de la empresa y no solo por abogados, lo cual disminuye la posibilidad de malinterpretaciones de términos o de cualquier cláusula.
CLÁUSULAS DE IMPORTANCIA DE LOS CONTRATOS DE SOFTWARE ERP PARA PYMES
Aparte de estas sugerencias descritas, la empresa debe cerciorarse de otros componentes que son clave y que se encuentran contenidos en el contrato y de esta forma evitarse problemas a futuro. Estos puntos son:
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Una vez que ya se tengan claras las funciones que realiza la empresa, es importante revisar si en el contrato se encuentran estipulados cada una de las características y funciones solicitadas por la compañía. Además, de ser el caso, es transcendental que el proveedor ofrezca detalles sobre los distintos tipos de software ERP que ofrece, es decir, si ofrece ediciones básicas, Premium, etc.
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Los puntos que establece el contrato sobre los soportes quizás son el elemento más importante, puesto que la empresa requerirá de dichos soportes a lo largo del tiempo que utilice el software de gestión empresarial. Debido a la complejidad de estructuración de este software ERP es necesario contar con un soporte que esté capacitado y capaz de solucionar cualquier circunstancia lo antes posible.
El contrato debe estipular términos como: durante qué horario estará disponible el soporte técnico, la cantidad de incidentes que cubre al mes, como será realizado el contacto, si a través de telefonía, correo o cualquier otro medio, el tiempo de respuesta que se tendrá, etc.
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Además, muchas veces los contratos sobre software de gestión empresarial bien sean alquilados o comprados, tienen costes asociados referentes al número de liquidaciones procesadas, costos asociados al número de contactos creados en el caso de CRM, entre otros. Es importante que la empresa tenga presente este punto y plantearse si le conviene o no.
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Muchos módulos del software ERP no ofrecen acceso al código fuente, esto debido a que para los proveedores les resulta más complicado llevar a cabo el soporte técnico y pueden necesitar la contratación de personal extra para comprender muchos de los cambios que la empresa realiza, por ende, cobran una tarifa extra por este beneficio. Resulta importante revisar si este punto se encuentra clarificado en el contrato.
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Generalmente todos los proveedores de software ERP otorgan el uso del software de por vida, sin embargo, algunos contratos de software de gestión empresarial que son alquilados lo realizan por determinado periodo de tiempo y puede requerir de renovaciones, por lo cual la empresa debe estar atenta a cuáles son estos lapsos de tiempo.
Es importante recordar que, si la empresa no está clara sobre algunos términos que se utilizan en el contrato del software ERP, es altamente recomendable que se asesore bien, puesto que la compañía podría estar firmando cláusulas que no son beneficiosas trayendo consigo daños colaterales.
